Budgets et projets

1. Tableau de bord général

Retrouver le budget d’une colo : ouvrez Budget lié depuis sa préparation, ou utilisez le filtre Colo liée dans Budgets et projets. Avec une colo sélectionnée, la liste et la synthèse portent sur ses seuls budgets, dans l’exercice choisi. La synthèse exclut toujours les archives ; les filtres État et Rechercher affinent la liste, sans modifier cette synthèse. Toutes les activités retire le filtre de colo.

Le menu Finances → Budgets et projets ouvre le module. La recherche générale retrouve un budget par son titre ou son exercice, archives comprises, selon vos droits. Retour à la recherche retrouve ensuite les résultats dans le même onglet. Dans les paramètres du budget, une barre reprend Enregistrer après une modification si le bouton habituel est hors de l’écran ; les contrôles de saisie restent les mêmes.

La fiche d’un budget rattaché propose Ouvrir la colo selon vos autorisations. Si vous arrivez depuis une liste filtrée, Retour aux résultats filtrés conserve exercice, état, recherche, colo et position ; depuis la préparation, Retour à la colo conserve le séjour et son filtre. Les retours restent disponibles dans le même onglet pendant deux heures, si le navigateur autorise sa mémoire de session, y compris lorsque vous consultez les paramètres ou une ligne du budget.

La page d’accueil affiche une synthèse de l’exercice sélectionné : recettes d’activité prévues, cotisations prévues, dépenses prévues, résultat d’activité et résultat global avec cotisations.

Chez Uto’Pistes, un exercice va du 1er septembre au 31 août. Le libellé 2026/2027 correspond donc à la période du 1er septembre 2026 au 31 août 2027. Le tableau de bord sélectionne automatiquement l’exercice en cours selon cette règle.

Le réalisé se met à jour à partir des sources choisies dans chaque ligne. Les budgets archivés restent consultables mais ne sont pas inclus dans les totaux.

2. Créer un budget

3. Les sources du réalisé

Pour les sources Familles, « réalisé » signifie « paiement reçu ». Le calcul additionne les versements réellement enregistrés sur les dossiers de la colo — HelloAsso, virement, chèque, Chèques-Vacances, espèces ou autre — sans attendre que chaque mouvement soit déjà rapproché en banque. Un reste dû, une échéance future ou une aide seulement prévue n’entre pas dans ce total.

Sur une colo liée, le bouton Activer le suivi automatique prépare directement les deux lignes « Participations des familles » et « Cotisations associatives ».

4. Reçu ≠ encaissé / rapproché

Le budget suit ce que la famille a réellement réglé à Uto’Pistes, pas uniquement ce qui est déjà visible sur le relevé bancaire. Dès qu’un versement est enregistré comme reçu, il réduit le reste dû et alimente le réalisé de la bonne colo. Le statut d’encaissement / rapprochement sert ensuite au suivi de trésorerie et à la comptabilité.

• HelloAsso : reçu après confirmation du paiement ; la comptabilité peut passer par 467100 « sommes à recevoir » jusqu’au reversement bancaire.
• Virement : souvent reçu et rapproché au même moment s’il est déjà visible en banque.
• Chèque : reçu dès sa remise ; rapproché seulement lorsqu’il est effectivement passé en banque.
• Chèques-Vacances / ANCV : la valeur faciale remise par la famille alimente le budget. Les éventuels frais ANCV sont des dépenses séparées.
• Espèces : reçu dès la remise ; rapproché lorsqu’il est intégré à la caisse.
• VACAF / tiers : seul le versement effectivement reçu alimente le réalisé ; une aide prévisionnelle n’est pas un paiement.

Cette distinction permet par exemple d’afficher correctement 500 € de chèques reçus dans les recettes réalisées d’une colo, tout en conservant ces 500 € dans « reçu en attente » tant qu’ils ne sont pas passés en banque.

5. Un versement, plusieurs vues — jamais plusieurs comptes

Un versement enregistré dans l’espace familles reste une seule opération. Le budget le lit directement pour son réalisé. S’il est comptabilisé, le lien comptable conserve l’identité de ce même versement afin qu’il ne soit pas compté une seconde fois dans la ligne budgétaire.

Le module empêche notamment d’utiliser en parallèle la source « Paiements familles · séjour » et le compte 706 dans le même budget, ou « Cotisations familles » et le compte 756.

Le lien Voir le détail des versements permet d’ouvrir la liste des paiements qui composent le réalisé, en lecture seule.

Exemple : une famille verse 450 € par virement. Le même objet « paiement » peut être visible dans son dossier, dans le réalisé du budget et dans la comptabilité. Il reste pourtant une seule opération de 450 €. Si la ligne budgétaire utilise directement « Paiements familles · séjour », elle ne doit pas additionner en plus le compte 706 qui contient l’écriture issue de ces mêmes paiements.

6. HelloAsso et comptabilité

Les nouveaux paiements HelloAsso de production, confirmés et non remboursés peuvent être comptabilisés automatiquement quand la comptabilité est initialisée, qu’un exercice ouvert couvre la date du paiement et que les comptes nécessaires sont actifs.

Le séjour est enregistré au crédit du compte 706 — Participations aux séjours, la cotisation au crédit du compte 756 — Cotisations, avec le compte 467100 — HelloAsso, sommes à recevoir en contrepartie.

Si ces conditions ne sont pas réunies, le paiement famille n’est jamais bloqué : il apparaît tout de même dans le budget et reste « à intégrer » dans le suivi comptable. Les paiements déjà présents avant l’installation ne sont pas créés rétroactivement en comptabilité par simple installation.

Les autres moyens de paiement suivent le même principe, mais leur passage comptable standard attend l’état « encaissé / rapproché ». Cela évite de débiter le compte bancaire pour un chèque encore dans une enveloppe ou pour des Chèques-Vacances encore en attente de reversement. Le budget, lui, les compte dès qu’ils sont reçus.

7. Cotisations associatives

Les cotisations sont affichées à part. Elles ne sont pas incluses dans les recettes d’activité ni dans le résultat d’activité. Le résultat global avec cotisations conserve la vision financière complète de l’association.

Pour une cotisation familiale couvrant plusieurs enfants ou plusieurs actions, le paiement n’existe qu’une seule fois. Il suit le dossier auquel la cotisation est effectivement rattachée.

Sur le tableau de bord, les cotisations disposent donc de leur propre prévisionnel et de leur propre réalisé. Elles peuvent être rattachées au dossier qui les a déclenchées pour comprendre d’où elles viennent, mais elles ne gonflent pas le résultat d’activité de la colo. Une cotisation familiale payée une seule fois reste un paiement unique même si plusieurs enfants du foyer participent à plusieurs séjours.

8. PDF, duplication et conservation

Le PDF reprend les sources du réalisé. La duplication conserve le prévisionnel mais remet à zéro le réalisé, les liaisons comptables et le rattachement Agenda afin de choisir explicitement la nouvelle colo.

Les budgets restent enregistrés chiffrés dans family_settings et sont inclus dans les sauvegardes existantes.

9. Suppression

L’archivage est recommandé pour les anciens budgets. La suppression d’un budget ne supprime aucun versement famille et ne modifie aucune écriture comptable.

Important : les paiements familles et la comptabilité restent les sources de vérité. Le budget les consulte et les organise, mais ne doit pas servir à modifier une opération financière déjà enregistrée.