Mode d’emploi · Espace Équipe

1. Activer votre compte

L’association crée votre compte puis vous envoie un lien d’activation, valable 24 heures. Ouvrez-le et choisissez une phrase de passe d’au moins 14 caractères, contenant des lettres et un chiffre.

Connectez-vous ensuite avec votre adresse e-mail et votre phrase de passe. Saisissez le code à six chiffres reçu par e-mail : il reste valable dix minutes. Après cinq codes incorrects, recommencez la connexion.

Si le lien a expiré ou si vous avez oublié votre phrase de passe, utilisez « Première connexion ou phrase de passe oubliée ? » sur la page de connexion.

2. Retrouver vos actions

La vue d’ensemble affiche les renseignements encore manquants dans votre fiche, les pièces à déposer, à remplacer ou à actualiser, leurs dates limites et les précisions de l’administration. Chaque action ouvre la bonne rubrique. Une fiche enregistrée peut encore nécessiter des renseignements pour l’embauche. Les pièces déjà reçues attendent la vérification de l’administration : vous n’avez pas à les renvoyer. Les contrôles administratifs sont indiqués séparément. Les ressources à lire et les messages non lus disposent aussi de liens directs. Votre nom reste visible dans le menu pour identifier le compte connecté.

Sur téléphone, le bouton « Menu » ouvre les rubriques. Le bouton ↑ permet de revenir en haut. L’espace se ferme après 30 minutes d’inactivité et impose une nouvelle connexion au plus tard après huit heures.

3. Compléter votre fiche

Dans « Ma fiche », renseignez votre téléphone personnel, votre date de naissance et votre adresse postale. Ces coordonnées sont réservées à vous et aux administrateurs disposant des droits RH.

Si vous souhaitez que les autres membres de vos colos puissent vous joindre, renseignez les coordonnées facultatives de la partie « Coordonnées partagées avec mes équipes ». Votre adresse de connexion n’est pas partagée automatiquement.

4. Déposer vos documents

« Mon dossier » contient automatiquement les demandes habituelles : RIB, diplômes ou attestations de formation, justificatif de vaccination et carte d’identité recto/verso. Une rubrique « Autres documents » est disponible si nécessaire. Les pièces sont communes à vos différentes colos.

Le casier judiciaire figure comme un suivi du contrôle assuré par l’administration. Ne déposez aucune copie de casier dans l’espace, y compris dans « Autres documents ».

Ouvrez « Déposer cette pièce ». Vous pouvez envoyer jusqu’à trois fichiers pour les vaccinations, deux pour l’identité et cinq pour les diplômes ou les autres documents. Un PDF peut regrouper plusieurs pages. PDF, JPG et PNG sont acceptés, avec 8 Mo par fichier et 24 Mo par envoi. Pour les vaccinations, transmettez uniquement les pages concernées ou une attestation, sans le reste du carnet de santé.

Si des fichiers sont déjà présents, « Ajouter » les conserve et ajoute vos nouvelles pages. « Remplacer » archive l’ensemble actuel : sélectionnez alors toutes les pages de la nouvelle version. Tout nouvel envoi remet la vérification à faire.

• Envoyé / reçu se coche automatiquement au dépôt ; l’administration peut aussi signaler une réception en main propre ou par un autre moyen.
• Vérifié est coché par la personne autorisée après contrôle de tous les fichiers actuels.
• À remplacer indique une correction à effectuer ; consultez le motif.
• Non demandé signifie que la pièce n’est pas attendue pour votre dossier.
• Expiré demande une pièce à jour. La date limite devient visible en rouge si elle est dépassée.

Les dates de réception et de vérification apparaissent dans le dossier. Les anciennes versions restent consultables en bas. Les contrats et fiches de paie sont remis séparément par l’association.

5. Lire les ressources et les annonces

« Ressources » rassemble les documents communs à toute l’équipe ou à vos colos. Certaines ressources demandent une confirmation : après les avoir lues, cliquez sur « Je confirme avoir lu ce document ».

Les annonces de l’association et des responsables apparaissent dans « Annonces ». Les annonces marquées importantes peuvent vous être signalées par e-mail, selon vos préférences. Consultez régulièrement votre espace pour retrouver toutes les publications.

6. Retrouver votre équipe et échanger

Vous pouvez être affecté·e à plusieurs colos avec une fonction différente pour chacune. « Mes colos et équipes » affiche vos affectations, vos fonctions, les dates et les coordonnées que chaque personne a choisi de partager. Les colos passées restent identifiables par leur saison.

La rubrique « Messages » propose deux espaces : « Avec l’association » pour votre dossier et vos échanges avec les administrateurs chargés de l’équipe ; « Entre membres » pour vos conversations individuelles avec les collègues de vos colos.

Dans « Entre membres », choisissez une personne puis ouvrez la conversation. Vous pouvez aussi utiliser « Écrire un message » depuis sa carte dans « Mes colos et équipes ». Seuls les comptes activés partageant au moins une colo apparaissent dans le choix des destinataires. Chaque conversation reste entre ses deux participants ; les droits de responsable ou d’administrateur ne donnent pas accès aux échanges des autres.

Les compteurs indiquent les messages non lus. « Envoyé » puis « Lu » apparaissent sous vos messages. Utilisez « Actualiser » pour voir les nouveaux messages et « Messages précédents » pour l’historique. Les nouveaux messages peuvent être signalés par e-mail selon vos réglages dans « Notifications ». Un double clic sur le même envoi ne crée pas deux messages.

Si vous ne partagez plus de colo avec la personne, ou si son compte est suspendu, l’historique reste consultable depuis votre compte actif mais l’envoi est interrompu. Les pièces administratives restent dans votre dossier. Les conversations de groupe et les pièces jointes dans les messages ne sont pas proposées dans cette version.

Retrouver et signer mes contrats

La rubrique Mes contrats regroupe les contrats que l’association a publiés pour vous. Vous retrouvez le poste, les dates, les colos concernées et les fichiers disponibles : contrat à signer, copies signées, fiches de paie et documents de fin de contrat. Un même compte peut avoir plusieurs contrats. Les préparations non publiées et les notes internes de l’administration ne sont pas affichées.

1. Ouvrez le contrat concerné et téléchargez le document à signer.
2. Signez-le selon les indications de l’association, puis utilisez « Déposer mon contrat signé ».
3. Transmettez un PDF contenant les pages signées, ou un scan JPG/PNG, de 8 Mo maximum. Le dépôt reste en attente de vérification.
4. Après contrôle, l’association enregistre la signature. L’état du contrat est actualisé dans votre espace.

Le bouton de dépôt apparaît quand le contrat publié est indiqué envoyé et reste actif. Si une copie doit être remplacée, utilisez le même contrat ; les précédentes copies sont conservées. Ce dépôt transmet votre document signé, sans signature électronique réalisée par le site.

Vos anciennes fiches de paie et documents restent téléchargeables tant que le contrat est publié. Si l’association retire sa publication, les fichiers rattachés ne sont plus accessibles depuis votre espace. Pour toute question, utilisez le lien « Écrire à l’association au sujet de mon contrat ». Votre fiche personnelle et les pièces habituelles restent dans « Ma fiche » et « Mon dossier ».

Choisir mes notifications par e-mail

Ouvrez « Notifications » pour choisir la fréquence de vos e-mails. Par défaut, les nouveautés sont regroupées dans un récapitulatif à 9 h, heure de Paris. Vous pouvez choisir une heure de 6 h à 22 h. Il n’y a pas d’e-mail lorsqu’aucune nouveauté ne vous concerne.

• Messages privés : récapitulatif quotidien, mode rapide ou aucun e-mail. Cela concerne vos échanges avec l’association et entre membres.
• Demandes de documents et annonces importantes : récapitulatif quotidien ou mode rapide. Les demandes complémentaires et les pièces à remplacer sont signalées ; les demandes habituelles créées avec le compte ne déclenchent pas une rafale d’e-mails.

En mode rapide, les nouveautés sont regroupées pendant au moins deux minutes. Si le traitement automatique tourne toutes les cinq minutes, l’e-mail arrive habituellement après deux à sept minutes, avec au moins quinze minutes entre deux envois. Un volume important peut prolonger ce délai. Le récapitulatif quotidien part au premier passage après l’heure choisie.

Une conversation déjà signalée n’est pas signalée à nouveau tant qu’elle reste non lue. Les messages lus et demandes déjà traitées avant l’envoi sont écartés. Les e-mails contiennent un lien vers l’espace, sans texte privé, motif détaillé ou pièce jointe. Vos préférences ne changent pas les codes de connexion, invitations ou relances relues par l’association.

« Mes derniers envois » permet de retrouver les résultats des notifications. « Transmis à la messagerie » confirme l’acceptation par le serveur d’envoi, sans garantir la réception ou la lecture. Un envoi non confirmé n’est pas réessayé automatiquement. Les notifications nécessitent l’activation du traitement planifié par l’association ; les nouveautés restent toujours accessibles dans l’espace.

Recevoir une relance pour mon dossier

L’association peut vous envoyer manuellement un e-mail rappelant les éléments à compléter. Connectez-vous à votre espace pour consulter les actions actuelles et les éventuels motifs de remplacement. Les documents se déposent dans l’espace ; il n’est pas nécessaire de les joindre à votre réponse par e-mail.

Une pièce déposée quitte la liste des actions à faire et passe en attente de vérification. Une relance reçue peut devenir dépassée si vous avez complété votre dossier entre-temps : la vue d’ensemble affiche la situation actuelle.

Si vous êtes responsable de colo

Une affectation comme responsable vous permet d’ouvrir les dossiers accessibles de votre colo, de demander ou vérifier les pièces de formation et d’assurance, et de partager des ressources ou des annonces avec cette équipe.

Les identités, RIB, justificatifs de vaccination, suivis d’honorabilité, contrats, fiches de paie, autres documents personnels et coordonnées privées des autres membres restent réservés aux administrateurs RH autorisés. Vous n’avez aucun accès aux comptes familles.

Compléter ma fiche pour mon embauche

Dans « Ma fiche », renseignez vos noms et prénoms d’état civil, votre adresse complète, votre nationalité, vos informations de naissance et votre situation de sécurité sociale. Vos coordonnées déjà remplies sont conservées. Vous pouvez enregistrer et revenir compléter les nouveaux champs.

Le numéro de sécurité sociale est masqué. S’il est déjà enregistré, laissez le champ vide pour le conserver ou saisissez un numéro complet pour le remplacer. Choisir une autre situation efface le numéro enregistré. Si vous n’êtes pas encore immatriculé·e, indiquez-le sans inventer de numéro.

Les administrateurs autorisés aux pièces RH renseignent séparément les dates, le poste et les jours payés de chaque contrat pour préparer la fiche DPAE en PDF. Ces renseignements personnels ne sont pas partagés avec vos collègues.

Ma présentation et les visages de l’équipe

La nouvelle action « Compléter et publier ma présentation » figure automatiquement dans tes prochaines actions. Elle te permet de te présenter aux personnes avec qui tu partageras une colo.

1. Ouvre Ma présentation et écris quelques phrases : qui tu es, ce que tu aimes faire, tes envies, ton parcours ou ce que tu souhaites partager avec les enfants et l’équipe.
2. Ajoute, si tu le souhaites, jusqu’à cinq photos en JPG ou PNG, de 5 Mo maximum chacune. Elles sont facultatives. Tu peux les ajouter en plusieurs fois, choisir une photo principale, ajouter des légendes et les remplacer.
3. Enregistre un brouillon pour continuer plus tard, ou clique sur Publier ma présentation. Le texte est nécessaire pour publier. La publication termine cette action dans ton tableau de bord.

La présentation est commune à tes différentes colos. Une fois publiée, elle est visible par les membres actifs qui partagent au moins une colo attribuée avec toi, y compris une ancienne colo encore attribuée, et par les administrateurs autorisés. Les brouillons sont réservés à toi et à ces administrateurs. La présentation ne donne pas accès à ta fiche administrative, tes contrats ou tes documents personnels.

L’association peut marquer ta présentation comme vérifiée ou te demander un complément. Dans ce dernier cas, sa précision apparaît dans ton espace, la présentation est masquée à tes collègues et l’action revient dans tes prochaines actions. Après correction, tu peux la republier.

Dans Découvrir l’équipe, tu retrouves les présentations et les photos de tes collègues, avec des filtres par nom, colo et saison. Depuis une présentation, tu peux ouvrir une conversation avec la personne.

Tu peux retirer la publication pour revenir au brouillon. Pour remplacer une photo lorsque les cinq emplacements sont occupés, coche celle à retirer et sélectionne la nouvelle avant d’enregistrer. Si l’envoi est trop volumineux pour l’hébergement, ajoute les photos une par une ou utilise des fichiers plus légers.