Les paiements HelloAsso.

1. Ouvrez Administration → HelloAsso avec le compte super administrateur.
2. Dans Compte réel Uto’Pistes, indiquez le Client ID et le Client Secret créés dans HelloAsso. L’identifiant de l’association est uto-pistes. Enregistrez avec votre mot de passe.
3. Cliquez sur Tester la connexion.
4. Copiez l’URL de notification affichée et enregistrez-la dans HelloAsso → Mon compte → Intégrations et API. Si une autre intégration utilise déjà une URL, prévoyez un relais avec elle.
5. Confirmez cette étape sur le site et cliquez sur Ouvrir le paiement aux familles.

Les champs de clé restent vides après enregistrement. Les laisser vides conserve les valeurs déjà enregistrées. Enregistrer une modification suspend les paiements jusqu’au prochain test et à la réactivation.

La rubrique Essais Sandbox nécessite un compte et une clé créés dans l’environnement d’essai HelloAsso. Enregistrez sa propre URL de notification, puis lancez un test sur un dossier transmis dans « Essayer avec un dossier », désormais visible directement sous les réglages. Cliquez ensuite sur « Ouvrir le paiement test HelloAsso » et utilisez une carte fictive. Si la demande existe déjà, cliquez sur « Reprendre le paiement test » dans son suivi : le site récupère la page existante sans créer un deuxième essai. Ces essais ne créent aucun règlement dans les dossiers réels ni dans la comptabilité.

Les environnements et leur fonctionnement sont décrits dans la documentation officielle HelloAsso.

Dans ses règlements et le suivi de son dossier, elle peut choisir Régler le séjour par carte ou Régler la cotisation par carte, si un solde subsiste. La cotisation individuelle de 10 € se règle une seule fois par enfant et par exercice. La familiale de 15 € couvre toutes les personnes du même foyer fiscal regroupées sur le compte famille. Le lien de paiement renvoie au premier dossier concerné ; une cotisation réglée n’est pas redemandée aux inscriptions suivantes. Le séjour peut être réglé partiellement selon les modalités convenues. Pour le séjour, la famille peut aussi choisir deux ou trois paiements lorsque les dates du calendrier de sa colo le permettent. Les montants et les dates sont affichés avant son accord. La cotisation reste en une fois.

Après préparation du paiement, le bouton « Continuer sur HelloAsso » ouvre sa page de paiement. La famille y saisit ses coordonnées bancaires et peut modifier ou retirer la contribution volontaire proposée pour HelloAsso. Cette contribution ne figure pas dans le montant réglé à Uto’Pistes.

Le paiement devient disponible après transmission du dossier et attribution d’une place. Un règlement ne suffit pas à valider tous les autres éléments de l’inscription.

Dans l’administration HelloAsso, ouvrez « Calendrier des paiements par colo ». Pour un séjour d’avril : deux fois à l’inscription et le 5 avril ; trois fois à l’inscription, le 5 mars et le 5 avril. Pour l’été : deux fois à l’inscription et le 5 mai ; trois fois à l’inscription, le 5 mai et le 5 juin. Les dates sont modifiables pour chaque séjour et utilisent son année de départ.

Le dernier paiement doit précéder le séjour. HelloAsso impose une échéance future par mois, dans un mois suivant le paiement initial. Avec ces calendriers, une inscription de printemps en mars permet deux fois ; une inscription d’été à partir de mai permet une fois uniquement. Seuls les choix encore possibles sont affichés.

Le suivi distingue les sommes réglées, les échéances à venir et celles à régulariser. Un calendrier accepté conserve ses dates. Tant qu’il est en cours ou à vérifier, la famille voit « Voir mon échéancier » et ne peut pas créer un second paiement du même solde. En cas de refus, HelloAsso envoie un lien de régularisation valable 30 jours. Règles HelloAsso.

Chaque échéance encaissée crée son propre versement à intégrer en comptabilité. Une échéance future ne crée pas de règlement. Les notifications déjà configurées suivent aussi les paiements échelonnés ; les prélèvements sont gérés par HelloAsso.

Le suivi affiche le montant demandé, la référence du dossier, le statut et les éventuels remboursements. Vérifier auprès d’HelloAsso actualise une demande. La famille dispose aussi d’un bouton pour vérifier son paiement.

Le site confirme un paiement après vérification auprès de l’API, conformément au parcours de validation HelloAsso. Recharger la page ou recevoir plusieurs fois la même notification ne crée pas plusieurs versements.

Une création interrompue reste « À vérifier ». Après 45 minutes, le super administrateur peut clôturer cette demande uniquement après avoir vérifié l’absence de paiement dans HelloAsso. S’il existe une commande, faites vérifier son rattachement avant de relancer.

Demandez le remboursement dans HelloAsso. Sa confirmation ajuste le montant net compté dans le dossier. Le suivi conserve le montant initial, le montant remboursé et la référence HelloAsso. La suppression manuelle du versement est bloquée.

Une contestation, un dossier supprimé ou un montant devenu supérieur au solde déclenche une alerte à examiner. Les traces financières restent accessibles au super administrateur sans recréer le dossier supprimé.

1. Ouvrez Règlements familles à intégrer.
2. Préparez et vérifiez le brouillon. Le compte 467100 — HelloAsso, sommes à recevoir reçoit le règlement. Vérifiez sa contrepartie : séjour, cotisation ou créance déjà comptabilisée.
3. Quand le virement HelloAsso arrive en banque, saisissez une écriture avancée à partir du relevé : débit du compte bancaire, crédit de 467100. Ce virement ne crée pas une seconde recette.

Après un remboursement, vérifiez les écritures du paiement initial et de la correction à leurs dates réelles. La ligne nette du dossier n’est plus intégrable automatiquement. Les écritures validées sont conservées et les modifications sont signalées.

Mode d’emploi de la comptabilité

Les notifications fonctionnent dès que l’URL est configurée. La maintenance quotidienne familles apporte un contrôle complémentaire des confirmations manquées ; sa tâche planifiée doit être installée chez l’hébergeur.

Les sauvegardes intègrent le suivi HelloAsso. Une restauration conserve les clés actuellement enregistrées et suspend les nouveaux paiements jusqu’au prochain test. Une remise à zéro générale efface également la connexion et le suivi HelloAsso.

Seuls le montant, la nature du règlement, la référence de dossier et une référence technique sont envoyés pour préparer le paiement. Les fiches des enfants et les données sanitaires restent dans l’espace Uto’Pistes. Les anciens formulaires et paiements HelloAsso ne sont pas importés par cette connexion.