De nos nouvelles,
pas à pas.

Après une mise à jour, vous pouvez ouvrir Vérifier l’installation des lettres avec votre compte administrateur : cette page indique les fichiers absents ou différents de la version livrée. Lorsque les fichiers PHP sont corrects, Actualiser la version PHP demande au serveur de les recharger. Aucun repère de version n’apparaît dans la présentation des lettres.

1. Après le transfert des fichiers, ouvrez Administration → Lettres d’information.
2. Avec le compte super administrateur, cliquez sur Activer les lettres d’information, puis sur Réglages Brevo.
3. Collez la clé API standard créée dans Brevo. Elle est chiffrée lors de l’enregistrement et ne sera plus affichée. Laissez le champ vide pour conserver la clé actuelle lors d’une modification.
4. Vérifiez les valeurs préremplies : expéditeur Association Uto’Pistes, adresse contact@uto-pistes.com, liste 2, adresse du site et adresse postale de l’association.
5. Si vous souhaitez ouvrir les inscriptions, cochez Ouvrir les inscriptions sur le site avec confirmation par e-mail.
6. Cliquez sur Vérifier et enregistrer. Le site vérifie le compte, la liste et l’expéditeur actif, et crée ou actualise le modèle de confirmation dans Brevo.

Aucun envoi aux abonnés n’est déclenché par cet enregistrement. La clé peut être renouvelée sans changer de compte Brevo. Ne transmettez jamais cette clé dans une capture d’écran ou par e-mail.

Si Brevo refuse la connexion, vérifiez la validité de la clé, l’expéditeur et, le cas échéant, les restrictions d’IP dans Brevo. L’extension PHP cURL et le chiffrement déjà utilisé par le site doivent être disponibles sur l’hébergement.

La page La lettre d’information est accessible depuis le lien Lettre d’infos du menu principal, sur ordinateur comme sur téléphone, ainsi que depuis les pieds de page publics. Les visiteurs saisissent leur e-mail, cochent leur accord puis valident le lien reçu. Sans cette confirmation, cette demande ne les ajoute pas à la liste de la lettre.

Les inscriptions confirmées arrivent dans la liste n° 2 de Brevo. Les espaces Familles, Équipe et Entre nous ne sont jamais inscrits automatiquement. Le lien Gérer les contacts dans Brevo, dans les réglages, ouvre la gestion de la liste.

Pour reprendre l’ancienne liste, importez dans cette même liste uniquement les personnes qui ont demandé à recevoir les nouvelles. Conservez les désinscriptions et les adresses bloquées ; ne les réactivez pas lors d’un import. Les personnes importées ne passent pas par le formulaire de confirmation du site.

Après l’installation, faites une inscription avec votre propre adresse pour vérifier l’arrivée du message de confirmation et le bon ajout à la liste. Les crédits et l’activation du compte Brevo restent nécessaires.

Pour limiter les abus et garder une marge sur le forfait gratuit, le site autorise au plus 30 demandes de confirmation par jour, une par adresse et trois par adresse réseau et par heure. Une demande répétée affiche une réponse neutre. Une adresse partagée ou un réseau collectif peut donc demander de patienter.

Une invitation On garde le lien ? est également affichée sur les pages d’entrée et les accueils connectés des espaces Familles et Équipe du site. Son bouton M’abonner à la lettre d’infos ouvre directement le formulaire public. Les démarches et les comptes restent indépendants de cet abonnement volontaire ; la confirmation par e-mail est toujours nécessaire.

Le logo de l’association apparaît automatiquement en haut à droite du bandeau de tous les messages et lettres d’information. Il reprend le logo réglé dans Administration → Logo de l’association. Il n’est pas nécessaire de l’ajouter comme bloc image. Ses proportions sont conservées ; l’aperçu permet de vérifier sa présentation.

Le bandeau porte le slogan « Contribuer à nourrir les ventres, les cœurs et les esprits ». Le bouton Espace familles reprend le bleu et les angles arrondis du site. Les titres et séparateurs colorés donnent des repères dans les messages longs. L’aperçu et le mail utilisent la même présentation.

1. Dans Mes lettres, choisissez Écrire une lettre, puis renseignez l’objet de l’e-mail, le petit texte d’aperçu et le titre principal.
2. Dans Le contenu de votre lettre, écrivez dans le premier bloc texte. Les boutons permettent de mettre en gras, en italique, de souligner, de créer des listes et d’ajouter un lien aux mots sélectionnés.
3. Cliquez sur + Image pour ajouter une photo JPEG ou PNG, puis sur + Texte pour poursuivre en dessous. Répétez autant que nécessaire dans la limite de 30 blocs, dont 10 images.
4. Pour chaque image, renseignez une description et, si vous le souhaitez, une légende. Choisissez une taille grande, moyenne ou petite : les proportions de l’image sont conservées.
5. Utilisez + Titre, + Bouton ou + Séparateur pour structurer les différentes parties. Les liens utilisent une adresse complète commençant par https://.
6. Avec Monter et Descendre, placez chaque bloc où vous le souhaitez. Retirer supprime le bloc de la lettre après confirmation et enregistrement.
7. Cliquez sur Enregistrer le brouillon, puis sur Voir l’aperçu. Enregistrez toujours avant de demander un essai.

Les textes collés depuis un autre logiciel sont repris en texte simple ; appliquez ensuite la mise en forme avec les boutons. Il n’est pas nécessaire de saisir du code ou des balises.

Couleur et alignement : dans un bloc Texte, sélectionnez les mots à colorer, puis choisissez une couleur dans Couleur du texte : vert Uto’Pistes, terracotta, bleu, violet ou framboise. Pour aligner un paragraphe, cliquez dans celui-ci puis sur À gauche, Centrer ou À droite. Sélectionnez plusieurs paragraphes pour les aligner ensemble. Enregistrez le brouillon avant d’ouvrir l’aperçu : les couleurs et les alignements sont conservés dans la lettre et les e-mails.

Réutiliser un visuel : dans un bloc Image, cliquez sur Choisir dans la médiathèque. Le même sélecteur est disponible dans l’agenda et l’accueil du site. Recherchez un titre ou une description, filtrez par catégorie, puis choisissez Utiliser ce visuel. Les images des outils sont proposées selon vos droits ; les images classées dans la médiathèque sont communes aux personnes autorisées à la communication du site.

La description est proposée si le champ est vide. Les textes et la taille déjà choisis pour le bloc sont conservés. Enregistrez le brouillon pour garder votre sélection. L’image de la lettre d’origine reste inchangée. Les visuels réutilisés sont conservés dans la médiathèque même si la lettre d’origine est supprimée ensuite.

Pour ajouter une nouvelle image, lui donner un titre ou la classer, ouvrez Site public → Médiathèque. Les catégories sont libres : Cirque, Potager, Vie quotidienne, Colos, Spectacles… Une image ajoutée ici n’est pas publiée sur le site : choisissez-la dans le contenu souhaité, puis suivez l’enregistrement ou la publication de cet outil.

Une lettre accepte 15 000 caractères de texte au total. Chaque image peut peser jusqu’à 1,5 Mo et mesurer jusqu’à 4 096 pixels par côté. Pour envoyer beaucoup de photos, ajoutez-les en plusieurs enregistrements ; jusqu’à 6 Mo de nouveaux fichiers sont acceptés à la fois dans l’éditeur, sous réserve de la limite de l’hébergement. Après une erreur, les textes restent affichés, mais les nouvelles images doivent être sélectionnées à nouveau.

L’ordre des blocs est conservé dans l’aperçu, dans l’e-mail et dans la lettre publiée sur le site. Les anciennes lettres sont reprises avec leur image, leur texte puis leur bouton ; elles ne sont pas modifiées tant que vous n’enregistrez pas.

L’aperçu nécessite une connexion à l’administration. Les brouillons et les lettres envoyées restent absents des archives publiques tant que vous ne les publiez pas.

Le bouton Dupliquer cette lettre crée un nouveau brouillon avec les mêmes blocs. Les images utilisées par une ancienne lettre restent accessibles même si vous les retirez d’un nouveau brouillon.

Insérer des événements de l’agenda

1. Cliquez sur Ajouter des événements de l’agenda dans l’éditeur.
2. Filtrez par catégorie ou recherchez un titre. Cochez les événements publiés à venir ou en cours.
3. Vérifiez l’aperçu, choisissez l’ordre avec les flèches, puis cliquez sur Insérer dans la lettre.
4. Déplacez ou retirez les blocs, ajoutez vos textes autour, puis enregistrez le brouillon.

Chaque cadre reprend l’image principale, la présentation courte, les dates, le lieu, le public, les tarifs, les places et l’ouverture des inscriptions. Son bouton mène à la fiche publique. Les chantiers distinguent les journées ; les stages distinguent les formules et groupes. La limite de dix images inclut celles des événements.

Actualiser les événements et enregistrer reprend les données depuis l’agenda et enregistre aussi vos autres modifications. Chaque enregistrement actualise les événements et invalide le précédent essai. Relisez ensuite l’aperçu et envoyez-vous un nouvel essai. Les informations du bloc se corrigent dans l’agenda.

Si l’agenda a changé depuis la relecture, l’essai ou la programmation est bloqué avant tout appel d’envoi. Actualisez et relisez la lettre. Si elle est déjà préparée, arrêtez les groupes restants puis dupliquez-la pour préparer une nouvelle version. Ne reprogrammez pas les mêmes destinataires si un groupe est déjà parti.

Les chiffres sont datés à leur dernière actualisation. Ils restent figés après la programmation dans Brevo, même si la lettre part plusieurs jours plus tard. Le lien vers la fiche permet de consulter les places à jour. L’image est copiée dans la lettre pour rester disponible si vous changez ensuite le visuel dans l’agenda.

Un événement dépublié, annulé, terminé ou supprimé ne peut plus être ajouté ni actualisé. Retirez son bloc pour enregistrer la lettre. Les anciennes lettres envoyées conservent leurs informations historiques.

1. Enregistrez les dernières modifications.
2. Cliquez sur Vérifier mon adresse d’essai. Le site consulte uniquement le contact correspondant à l’adresse de votre compte administrateur dans Brevo. Aucun mail ne part et aucune place d’essai n’est consommée. Le résultat indique si le contact est absent, bloqué ou désinscrit, sans liste de contacts, ou si les vérifications passent. Le compte Brevo relié est rappelé pour vérifier que vous consultez le bon compte.
3. Corrigez, si nécessaire, la fiche de votre propre contact dans Brevo et relancez cette vérification. Le site ne crée, ne réinscrit et ne débloque aucun contact automatiquement.
4. Cliquez sur M’envoyer un essai. L’essai part uniquement vers l’adresse du compte administrateur connecté, indiquée sous le bouton.
5. Vérifiez votre boîte de réception et les indésirables. Relisez l’objet, les images, les paragraphes et les boutons, notamment sur téléphone.

L’adresse affichée avant les boutons est celle du compte administrateur Uto’Pistes connecté. Elle est aussi vérifiée automatiquement avant chaque essai. Dans Brevo, vérifiez qu’elle existe parmi vos contacts actifs et ajoutez-la à une liste « Tests Uto’Pistes ». Ajoutez également cette adresse dans Paramètres → Campagnes → Liste de BAT. L’adresse de connexion à Brevo peut être différente. Si votre contact apparaît bloqué ou désinscrit, vérifiez la raison de ce statut avant de le modifier. Le lien de désinscription personnalisé peut être inactif dans un aperçu ou un essai : sa vérification finale se fait avec une vraie campagne destinée uniquement à votre propre adresse.

Si Brevo refuse encore l’envoi alors que la vérification passe, transmettez le résultat du contrôle et le message complet du refus. Le détail des statuts reste lisible ; les clés, adresses et identifiants présents dans les réponses brutes de Brevo restent masqués.

Le site permet au plus quinze essais par jour, tous administrateurs et toutes lettres confondus. Une création de brouillon échouée ou un refus explicite de l’envoi par Brevo ne consomme pas d’essai. Un envoi accepté ou dont la réponse est incertaine reste compté, car le message a pu partir. Les clics bloqués par ce plafond ne l’augmentent pas. Une limite distincte de trente demandes par jour empêche les tentatives répétées sans fin. Le compteur se renouvelle à minuit UTC, soit 2 h en été ou 1 h en hiver à Paris ; le message de plafond indique la prochaine heure de reprise. Lors de la mise à jour V5, jusqu’à dix anciennes tentatives restent comptées par prudence : cinq places supplémentaires deviennent disponibles, sans effacer l’historique. L’acceptation de l’essai par Brevo ne garantit pas sa réception. Toute modification du brouillon invalide le précédent essai : envoyez-vous la nouvelle version avant de programmer.

1. Après avoir reçu et relu l’essai, choisissez la date et l’heure du premier groupe, puis cochez la confirmation de relecture.
2. Choisissez un horaire entre 9 h et 18 h, heure de Paris, dans les 90 prochains jours, avec au moins 30 minutes d’avance.
3. Cliquez sur Préparer le récapitulatif. Le site lit les contacts actifs de la liste Brevo, retire les doublons et prépare les groupes. Il ne programme rien à cette étape.
4. Relisez le nombre de destinataires et les dates. Cochez la confirmation puis cliquez sur Programmer les envois dans Brevo.

Jusqu’à 250 destinataires : un groupe. De 251 à 500 : deux groupes, le second le lendemain à la même heure. Au-delà de 500 abonnés actifs, la préparation est bloquée et le dispositif doit être adapté. Les jours de changement d’heure conservent l’heure de Paris.

Les lettres d’information et les messages pratiques aux familles partagent une limite locale de 250 destinataires par journée. Le site réserve un seul groupe de lettre d’information par journée, toutes lettres confondues. Une journée déjà réservée reste indisponible, même après annulation. Choisissez une autre date. Les contacts qui s’inscrivent après la préparation seront présents à la prochaine lettre. Brevo continue à appliquer les désinscriptions et blocages au moment de l’envoi.

Le contenu est figé dès la préparation. Pour changer le texte ou les dates, arrêtez d’abord les groupes restants puis dupliquez la lettre. Si un groupe est déjà parti, ne programmez pas toute la liste à nouveau sans prendre en compte ses destinataires : ils recevraient une seconde lettre.

Une fois la programmation acceptée, vous pouvez fermer la page : Brevo garde le calendrier. Aucune nouvelle tâche planifiée OVH n’est nécessaire pour envoyer les lettres.

Actualiser le suivi interroge Brevo. Les états indiquent notamment Brouillon, À programmer, Programmé, En cours d’envoi, Envoyé par Brevo ou À vérifier dans Brevo. Les nombres envoyés et délivrés peuvent évoluer et ne garantissent pas l’arrivée dans la boîte principale.

Si la connexion est coupée pendant la programmation, actualisez d’abord le suivi. Le site vérifie les campagnes déjà acceptées avant de poursuivre les groupes restants. Il ne relance pas automatiquement une opération dont le résultat reste incertain. Utilisez alors Ouvrir Brevo et retrouvez le numéro de campagne indiqué. Si un groupe est encore en attente et la date reste suffisamment éloignée, le bouton de programmation permet de poursuivre après les vérifications.

En cas d’échec, le message de l’administration indique désormais l’étape concernée (création du brouillon, essai, programmation…) et la nature du problème. Le délai maximal de réponse est de 40 secondes par appel. Attendez la réponse avant de cliquer de nouveau.

• Délai dépassé ou connexion interrompue pendant un essai : vérifiez votre boîte e-mail et les indésirables avant un nouvel essai, car le message peut être parti.
• Adresse d’essai inconnue ou sans liste : ajoutez l’adresse de votre compte administrateur à une liste de test dans Brevo. Si elle est bloquée, vérifiez le statut de votre propre contact.
• Clé refusée, compte à valider ou crédits insuffisants : le message précise le point à vérifier dans les réglages Brevo.
• Option « tag » refusée : si le détail indique « You are not allowed to avail tag option for your campaign », installez le correctif V4. Il retire cette option facultative des essais et des programmations. Les noms et les numéros des campagnes permettent toujours de les retrouver et de suivre les envois.
• HTTP 405 / method_not_allowed : Brevo refuse l’opération. Le « Détail Brevo » affiché après le message donne son explication, lorsqu’elle est fournie. Ce code peut aussi signaler une fonction indisponible avec le forfait du compte ; il ne suffit pas, à lui seul, à déterminer la cause. Transmettez le message complet et le bouton utilisé.
• Réponse illisible ou problème persistant : transmettez le texte du message avec le code entre parenthèses. La clé et les adresses e-mail sont masquées dans le détail technique. Ne transmettez pas la clé API.

Une erreur lors de la création d’un brouillon peut laisser un brouillon inutilisé dans Brevo ; cette étape ne programme aucun envoi. Une erreur de programmation demande au contraire d’actualiser le suivi avant de reprendre. Il n’y a aucune relance automatique.

Arrêter les envois restants demande la suspension des campagnes non terminées et vérifie leur état. Un message déjà envoyé ne peut pas être rappelé. Un envoi en cours peut n’être interrompu qu’en partie ; contrôlez le rapport Brevo.

En cas de suspension liée aux crédits ou à une vérification du compte, examinez le motif dans Brevo. Le module ne reprend pas automatiquement une campagne suspendue, car elle peut avoir déjà envoyé une partie des messages. Ne dupliquez pas une lettre entière pour résoudre une erreur de distribution.

Le forfait gratuit du compte est limité à 300 e-mails par jour lors de la préparation de cette version. Le module prévoit 250 destinataires, jusqu’à 30 confirmations et 15 essais. Les autres envois réalisés directement dans Brevo consomment aussi les crédits : vérifiez le solde du compte. L’authentification du domaine améliore l’identification des messages sans garantir leur arrivée hors des indésirables.

La publication sur le site n’est pas automatique. Enregistrer un brouillon, recevoir un essai ou envoyer la lettre aux abonnés ne l’ajoute pas à la rubrique Les lettres partagées. Vous choisissez ensuite de la publier :

1. Ouvrez la lettre et cliquez sur Actualiser le suivi.
2. Lorsque tous les groupes sont indiqués comme envoyés par Brevo, le bouton Publier dans les archives publiques devient disponible dans Partager cette lettre sur le site.
3. Cliquez sur Publier dans les archives publiques si vous souhaitez la rendre lisible par tous.

Retirer des archives publiques masque cette page sans modifier les e-mails déjà envoyés. L’abonnement et la consultation des archives ne demandent pas de compte Familles ou Entre nous.

Le super administrateur active et configure Brevo. Le droit Lettres d’information — rédiger et programmer peut être accordé à un autre administrateur pour rédiger, essayer, programmer, suivre et publier les lettres, ainsi que placer les brouillons et les lettres annulées dans la corbeille, puis les restaurer. Ce droit ne permet pas de consulter ou modifier la clé API.

Chaque e-mail de campagne comporte le lien de désinscription géré par Brevo. Les adresses bloquées ne sont pas réactivées par le module. La liste d’abonnés se gère dans Brevo.

Les lettres, les images et le suivi local sont inclus dans les sauvegardes chiffrées du site. Lors d’une restauration de sauvegarde, les lettres restaurées sont privées et leurs envois désactivés ; les lettres déjà dans la corbeille y restent, avec leurs envois désactivés. La clé actuelle et le carnet de campagnes du serveur ne sont pas remplacés par leur ancienne version. Les images déjà utilisées par des campagnes sont conservées. Une restauration du site n’annule pas une programmation déjà acceptée par Brevo : contrôlez-la directement dans Brevo.

Sur un nouveau serveur, reconnectez le même compte Brevo et vérifiez les campagnes existantes avant toute nouvelle programmation. Ne restaurez pas une ancienne sauvegarde pour tenter de renvoyer une lettre.

Les sélections locales de destinataires sont chiffrées et effacées quand le suivi confirme l’envoi ou, au plus tard, lors de la maintenance après 120 jours. La tâche de maintenance habituelle continue à assurer ce nettoyage.

Une lettre enregistrée et envoyée uniquement en essai reste un brouillon. Pour la retirer de votre liste :

1. Dans Mes lettres, ouvrez la lettre de test.
2. Dans le premier encadré Votre lettre, sous les commandes d’aperçu et de duplication, cliquez sur Mettre à la corbeille.
3. Cochez la confirmation, puis cliquez sur Confirmer la mise à la corbeille.

La lettre disparaît de Mes lettres. Son texte et ses images restent conservés dans Corbeille. Rien n’est publié ni envoyé par cette action.

Pour la récupérer, ouvrez Corbeille dans le menu des lettres, cliquez sur son titre, puis sur Restaurer le brouillon. Vous pouvez à nouveau le modifier ; un nouvel essai sera nécessaire avant de programmer son envoi.

Une lettre indiquée Envois restants arrêtés peut également être placée dans la corbeille. Tous ses groupes doivent être confirmés comme arrêtés ou déjà envoyés. Son contenu, ses images et le suivi des groupes restent consultables dans la corbeille.

Pour récupérer une lettre annulée, cliquez sur Restaurer la lettre. Elle revient dans Mes lettres avec ses envois toujours arrêtés. Pour préparer un nouvel envoi à partir de son contenu, restaurez-la puis utilisez Dupliquer cette lettre.

Pour une lettre encore préparée ou programmée, utilisez d’abord Arrêter les envois restants et attendez la confirmation de l’arrêt. Si la lettre annulée est encore publiée, retirez-la d’abord des archives publiques avec Retirer des archives publiques. Les lettres entièrement envoyées restent dans Mes lettres pour conserver leur suivi.

Les lettres placées dans la corbeille sont supprimées automatiquement après 30 jours. La date et l’heure prévues, à l’heure de Paris, sont affichées dans la liste et dans chaque lettre. Vous pouvez restaurer une lettre pendant ce délai ; cela annule sa suppression. Si vous la remettez ensuite dans la corbeille, un nouveau délai complet de 30 jours commence.

Les lettres déjà dans la corbeille lors de cette mise à jour bénéficient de 30 jours complets à partir de son activation, lors de la première ouverture de l’administration des lettres ou du premier passage de la maintenance.

La suppression s’effectue à partir de l’échéance, au prochain passage de la tâche existante familles-maintenance.php, ou à l’ouverture de l’administration des lettres. Si cette tâche est déjà programmée chez OVH, aucune tâche supplémentaire n’est nécessaire. Après la suppression, la lettre et son aperçu ne sont plus accessibles et le bouton Restaurer ne permet plus de la récupérer.

Les images propres à une lettre sont nettoyées lorsqu’elles ne sont utilisées par aucune autre lettre et n’ont pas été transmises à Brevo. Les images déjà présentes avant cette mise à jour sont conservées, car les anciens essais n’enregistraient pas leur utilisation. Les images envoyées restent disponibles pour les e-mails déjà reçus.

La suppression ne déclenche aucun envoi et ne supprime pas les campagnes présentes dans Brevo. Les références des groupes et les réservations du calendrier restent conservées. Les sauvegardes antérieures suivent leur propre durée de conservation ; sur le même serveur, la restauration d’une sauvegarde ne réintroduit pas une lettre dont la suppression a été enregistrée.