Ma semaine.

Dans l’administration, ouvrez Accueil → Ma semaine pour le suivi hebdomadaire ou Accueil → Tâches d’organisation pour la vue d’ensemble. Les deux vues sont également accessibles en haut de la page des tâches. L’accueil général et son application montrent un aperçu de deux tâches qui vous sont confiées ; l’accueil personnel des membres de l’équipe en montre jusqu’à quatre. Le lien Tâches d’organisation ouvre le tableau complet selon vos droits. Les rappels restent regroupés dans leur volet discret. Le bouton + Tâche permet d’en créer une depuis l’accueil administratif.

La recherche générale de l’administration retrouve aussi une tâche par son titre, selon vos accès ; les tâches supprimées et les précisions internes ne sont pas recherchées. Après l’ouverture, Retour à la recherche retrouve vos résultats dans le même onglet. Lors de la modification d’une longue fiche de tâche dans l’administration, une barre d’enregistrement apparaît si son bouton est hors de l’écran.

La semaine commence le lundi et se termine le dimanche, à l’heure de Paris. Les tâches en retard restent visibles dans la semaine courante. Les tâches terminées sont conservées dans leur onglet.

Les onglets À venir, Sans échéance et Toutes en cours restent disponibles dans Ma semaine. Les flèches changent de semaine. Une tâche prévue en janvier figure immédiatement dans À venir et Tâches d’organisation ; elle apparaîtra dans sa semaine prévue. Le filtre de saison des dossiers n’affecte pas ce suivi.

Tâches d’organisation : qui, quand et où en est-on ?

Le tableau présente le titre et l’activité, le responsable, l’échéance, l’état, le dernier point d’avancement et la date de mise à jour. Par défaut, il affiche les tâches À suivre · hors terminées, pour toutes les dates, y compris celles sans échéance. Le filtre Avancement permet de choisir Tous les états, À faire, En cours, En attente ou Terminée. Les tâches supprimées restent dans la corbeille.

La coordination voit Toute l’association par défaut et peut choisir un responsable, y compris À attribuer. Les autres comptes ouvrent leurs tâches personnelles. Créées par moi retrouve aussi celles confiées ensuite à quelqu’un d’autre. Dans Dates, activité et tri, choisissez une plage d’échéances, une activité ou le tri par dernière mise à jour, puis appliquez les filtres. Par exemple, du 1er au 31 janvier affiche les tâches de janvier. Une plage de dates exclut les tâches sans échéance.

Le tableau affiche 25 tâches par page. Ouvrir donne accès à la fiche existante pour enregistrer l’avancement ou modifier les détails selon vos droits. Revenir aux tâches retrouve vos filtres et votre page. Les précisions d’avancement longues sont abrégées dans le tableau et restent intégrales dans la fiche. Les droits, confirmations, rappels et tâches existantes sont conservés.

Créer une tâche depuis un point à suivre

Dans l’administration, le bouton Créer une tâche liée est proposé dans « À traiter », les dossiers d’inscription, les candidatures et la préparation des colos. Il ouvre une nouvelle tâche avec un titre modifiable et, lorsqu’elle existe, l’activité concernée.

Choisissez le responsable et l’échéance, puis cliquez sur Créer la tâche. Le bloc « Point à suivre » permet ensuite de rouvrir le dossier ou la sélection. Les responsables doivent avoir accès au point lié ; les choix indisponibles sont grisés. L’option « Détacher cette tâche » permet de conserver une tâche indépendante.

Les pièces et les renseignements personnels des dossiers ne sont pas recopiés dans les précisions de la tâche. Si un dossier est supprimé ou si les droits changent, son lien devient indisponible ; le suivi de la tâche reste conservé.

Préparer une colo à partir d’un modèle

Dans l’administration, ouvrez Ma semaine → Modèles de tâches, ou le lien proposé dans Préparation des colos. Quatre modèles servent de point de départ : Avant la colo, Arrivée de l’équipe, Préparer le spectacle et Fin de séjour.

Choisissez le modèle et la colo, puis cliquez sur Calculer les dates et choisir les responsables. Cochez les tâches utiles, ajustez leurs échéances et attribuez-les. Un décalage de −7 signifie sept jours avant la date de référence ; +1 signifie le lendemain. Les dates se calculent depuis le début ou la fin de la colo. Adaptez-les aux dates réelles de l’arrivée de l’équipe ou du spectacle.

Après création, les tâches se suivent dans Ma semaine et chez leurs responsables. Leurs dates restent celles que vous avez validées : une modification ultérieure de l’agenda ne les décale pas automatiquement. Les tâches déjà créées depuis le même modèle pour cette colo sont signalées, y compris celles de la corbeille, afin d’éviter les doublons.

Créer, modifier ou supprimer un modèle

Le droit de coordination de Ma semaine permet aussi de gérer les modèles. Cliquez sur Créer un modèle pour composer une liste de 1 à 20 tâches. Donnez à chacune un intitulé, des précisions facultatives, une date de référence et un décalage en jours. Les tâches peuvent être ajoutées, retirées ou réordonnées.

Modifier ou supprimer ouvre un modèle existant, y compris les quatre modèles proposés au départ. En bas de son formulaire, la suppression demande de cocher une confirmation. Un modèle supprimé n’est plus proposé ; les tâches déjà créées restent conservées. Modifier un modèle change ses prochaines utilisations, sans modifier les tâches existantes.

Créer une tâche indépendante

Cliquez sur Nouvelle tâche, donnez-lui un titre concret, puis ajoutez si nécessaire des précisions, une échéance, une activité et une priorité. Une date vide place la tâche dans Sans échéance.

Chaque personne peut créer une tâche pour elle-même. La coordination peut attribuer une tâche à un administrateur ou à un membre actif ou invité de l’équipe, ou la laisser À attribuer. Pour une tâche liée à une colo, le responsable doit disposer des accès correspondants ; un membre doit y être affecté.

Créées par moi retrouve les tâches que vous avez créées, y compris celles confiées à quelqu’un d’autre. La coordination dispose aussi de Toute l’association et d’un filtre par responsable. Les invitations aux comptes et les affectations aux colos se gèrent dans les outils existants.

Une tâche liée à une activité reste un suivi pratique : elle ne modifie ni l’inscription, ni le paiement, ni le dossier de la personne concernée. Évitez d’y inscrire des informations de santé ou des données RH confidentielles.

Ouvrez la tâche pour choisir À faire, En cours, En attente ou Terminée. Une précision peut expliquer l’avancement ou ce qui bloque. L’auteur et la coordination peuvent aussi modifier le titre, les détails ou la date.

Le bouton Terminer de la liste permet un classement rapide. Dans l’onglet des tâches terminées, Rouvrir remet la tâche à faire. Les huit dernières modifications restent visibles avec leur auteur et leur date.

Si deux personnes modifient la même tâche, une mise à jour devenue ancienne est refusée. Les champs restent affichés : copiez vos précisions utiles, rechargez la tâche, puis reportez-les sur la version actuelle.

Les tâches s’affichent dans les espaces concernés. Leur attribution ne déclenche pas d’e-mail ni de notification sur le téléphone.

Dans la fiche, ouvrez Supprimer cette tâche, cochez la confirmation puis placez-la dans la corbeille. Elle disparaît des tâches à traiter. L’auteur et la coordination peuvent la retrouver dans Corbeille et la restaurer.

Il n’y a pas d’effacement automatique de la corbeille dans cette version. Une tâche terminée n’a pas besoin d’être supprimée.

Une tâche est visible par son auteur, son responsable et les administrateurs disposant du droit Ma semaine — coordonner toutes les tâches de l’association. Ce droit global permet de consulter, créer, attribuer, modifier, supprimer et restaurer toutes les tâches. Le super administrateur en dispose déjà ; il peut l’accorder dans les comptes et droits d’accès.

Les autres membres ne voient pas les tâches de leurs collègues. Une affectation ne donne jamais accès aux dossiers des familles, à la comptabilité ou aux pièces RH. Les tâches liées à une colo cessent d’être accessibles à un membre retiré de cette colo. Un compte suspendu ne peut pas se connecter. Si le compte responsable devient indisponible, la coordination peut réattribuer la tâche.

Les tâches sont enregistrées sur le site : elles se retrouvent sur vos différents appareils. Une connexion Internet est nécessaire pour les lire et les enregistrer.

Le contenu est chiffré et inclus dans la sauvegarde habituelle de la base Familles / Administration. La sauvegarde séparée de l’équipe ne contient pas ce suivi commun. Après une restauration, vérifiez les tâches et les responsables encore actifs.

Les compteurs automatiques de dossiers, les relances, les paiements et les bilans restent gérés dans leurs espaces habituels. Ma semaine sert aux tâches que vous ajoutez et suivez ensemble.

Dans le bloc Ma semaine de l’accueil et en haut de la vue hebdomadaire, Mes rappels rassemble les points à regarder. Le volet est replié au départ : son résumé indique les nombres utiles. Ouvrez-le, puis cliquez sur une tâche pour retrouver sa fiche. Au-delà de cinq rappels, Voir les autres rappels déroule la suite.

• En retard : une échéance dépassée.
• Aujourd’hui : une échéance à la date du jour.
• À venir : une échéance entre demain et les trois prochains jours, même si elle tombe la semaine suivante.
• Attente à revoir : une tâche « En attente » sans mise à jour depuis au moins sept jours, y compris sans échéance. Les dates sont calculées en heure de Paris.

Chaque tâche ne produit qu’un rappel : son échéance proche ou dépassée passe avant le rappel d’attente. Les rappels concernent uniquement les tâches qui vous sont confiées et vous sont accessibles, même dans la vue « Toute l’association ». Ils ne dépendent pas des filtres, de la recherche ou de la semaine sélectionnée ; la date de référence est indiquée dans le volet.

Terminer une tâche la retire des rappels. La mettre à la corbeille, la réattribuer ou perdre l’accès à l’activité la retire également de vos rappels. Modifier l’échéance actualise le rappel. Pour une attente, enregistrer un point d’avancement relance le délai de sept jours ; une échéance dépassée ou proche reste signalée. Les rappels se recalculent à chaque ouverture ou rechargement de la page. Le volet disparaît si rien n’est à rappeler.

Ce repère est disponible dans l’administration et l’espace Équipe, sur le site et dans les applications. Il n’envoie aucun e-mail, aucune notification téléphonique et ne modifie aucune tâche automatiquement. Les actions de dossier et les relances restent dans leurs rubriques habituelles.

Dans l’administration, ouvrez Accueil → Ma semaine → Rappel par e-mail. Ce volet est aussi disponible dans Tâches d’organisation. Cochez Recevoir mon rappel hebdomadaire, choisissez les tâches à inclure puis cliquez sur Enregistrer mon rappel.

• Mes tâches : uniquement celles qui vous sont confiées et restent accessibles avec votre compte.
• Tâches d’organisation : pour les comptes autorisés à coordonner les tâches, un suivi de l’association, y compris les tâches à attribuer.
• Le rappel utilise l’adresse de votre compte. Il n’active pas les rappels des autres personnes. Chaque personne peut activer le sien.

Un seul e-mail est envoyé par semaine, à partir du lundi à 8 h, heure de Paris, au prochain passage automatique. Il indique le nombre de tâches prévues jusqu’au dimanche, les retards et les tâches sans échéance, avec des liens vers l’administration. Connectez-vous pour lire les titres et l’avancement. Les tâches terminées ou dans la corbeille sont exclues. Une tâche prévue en janvier ne déclenche donc pas de rappel en octobre.

Si rien n’est à rappeler, aucun e-mail n’est envoyé. Si une tâche apparaît plus tard dans la semaine et qu’aucun rappel n’a encore été envoyé, le prochain passage peut envoyer le récapitulatif. Un arrêt du traitement décale l’envoi ; les anciennes semaines ne sont pas rattrapées. Les tâches anciennes encore ouvertes restent comptées en retard.

Envoyer un test à mon adresse vérifie l’envoi avec votre réglage enregistré, même si aucune tâche n’est à rappeler. Le sujet commence par « [Test] ». Attendez quinze minutes entre deux essais. Un test ne remplace pas le rappel de la semaine ; vérifiez sa réception et les indésirables. « Transmis à la messagerie » signifie que le serveur a accepté l’e-mail.

Pour arrêter les rappels, décochez la case et enregistrez. Une réactivation ou un changement de périmètre ne renvoie pas le rappel de la même semaine. Un changement d’adresse demande une nouvelle activation. Un compte désactivé ou privé d’accès ne reçoit plus de rappel. En cas de retrait du droit de coordination, le rappel se limite aux tâches confiées au compte.

Vérifier la programmation

Le réglage seul ne programme pas le serveur. Le rappel est raccordé aux traitements déjà utilisés familles-maintenance.php et equipe-notifications-worker.php. Si l’un d’eux fonctionne chaque heure, aucune tâche planifiée supplémentaire n’est nécessaire. Le contrôle reste disponible dans Réglages → État des services → Rappels des tâches.

Si aucun de ces traitements n’est programmé chaque heure, la personne qui gère l’hébergement peut ajouter dans les tâches planifiées OVH le fichier www/semaine-mail-worker.php (adapter « www » au dossier réel du site), avec la même version de PHP que le site, chaque heure, tous les jours et toute l’année. Cette vérification horaire produit au maximum un rappel hebdomadaire par compte. Le fichier s’exécute en ligne de commande, sans URL publique ni clé à copier. L’heure de Paris est calculée par le site, été comme hiver.

Le service reprend la messagerie SMTP déjà configurée sur le site. Un passage non observé depuis plus de trois heures, une configuration absente ou un envoi non confirmé apparaît dans le suivi. Vérifiez d’abord ce suivi si le test fonctionne mais que le rappel automatique n’arrive pas. En cas de résultat incertain, le même rappel n’est pas retenté automatiquement pendant la semaine, afin d’éviter les doublons.

Les rappels administratifs continuent pendant la maintenance du site. L’accès à l’administration reste soumis aux règles habituelles de cette maintenance. Le rappel peut être désactivé depuis son volet.

Régler mon rappel →