Prendre soin du lieu,
ensemble.

Pour préparer les rotations des adultes, choisir l’onglet Équipe dans Tâches quotidiennes. Le mode d’emploi du planning équipe explique les missions, congés et effectifs variables.

Dans l’administration, ouvrir Colos et activités → Tâches quotidiennes des enfants. Le bouton est aussi présent dans la préparation d’une colo. Utiliser Changer de colo pour ouvrir un autre séjour.

Le planning reprend les enfants dont le dossier transmis est actif : envoyé, en cours d’étude, à compléter ou confirmé. Les brouillons, listes d’attente, annulations et refus sont exclus des nouveaux calculs. Aucun enfant n’est ajouté à une inscription depuis cet outil.

Les dates viennent de l’agenda lors de la première ouverture. Elles restent ensuite celles du planning : vérifier les réglages si les dates de l’événement changent. Une ancienne colo sans dates doit être renseignée avant de générer. Un planning couvre au maximum 62 jours et 200 enfants.

Ouvrir Enfants et fratries, puis cliquer sur un prénom. L’âge est calculé au début du séjour. Le mélange utilise les tranches 6–9, 10–13 et 14 ans et plus.

Les enfants du même compte famille sont proposés comme fratrie : cette proposition doit être vérifiée. Pour corriger un lien, choisir Aucune contrainte ou Définir un groupe de fratrie. Donner exactement le même nom de groupe à tous ses membres, y compris s’ils dépendent de comptes familles différents. Ce réglage modifie seulement le planning de cette colo.

Par défaut, le calcul sépare les enfants d’une même fratrie. Une affectation manuelle peut faire exception ; le bilan la signalera. Le réglage général permet de désactiver cette séparation si nécessaire.

Renseigner les arrivées ou départs décalés et cocher les jours d’absence. Des dates personnalisées vides suivent les dates du séjour. Les tâches déjà préparées restent visibles après une modification de présence ou une annulation : le bilan indique celles à reprendre. Un nouveau calcul retire les affectations non verrouillées des enfants absents sur la période choisie.

Les neuf tâches de départ sont : petit déjeuner, déjeuner, dîner, goûter, salle à manger, chapiteau, potager, campement et poubelles. Les effectifs habituels sont de quatre enfants, sauf les poubelles à deux.

Dans Configuration du planning → Durée de la colo, choisir 15 jours, 8 jours ou Nombre de jours à préciser (de 1 à 62 jours). Indiquer la date de début : la date de fin se calcule automatiquement. L’arrivée et le départ sont inclus ; du 3 au 17 juillet représente quinze jours.

Les réglages d’arrivée et de départ encore identiques aux valeurs de départ suivent la nouvelle période. Les journées personnalisées qui restent dans la période sont conservées. Si des affectations ou journées personnalisées doivent sortir du planning, une case demande de confirmer leur retrait. Les cases et journées verrouillées ne peuvent pas être retirées : les déverrouiller d’abord. Les absences ou présences personnalisées hors des nouvelles dates doivent être corrigées dans Enfants et fratries.

Enregistrer la configuration puis cliquer sur Générer automatiquement le tableau pour répartir les enfants sur la nouvelle période. Modifier la durée seul ne recalcule pas les affectations déjà présentes.

Configuration du planning permet de changer les noms, couleurs, effectifs et jours de la semaine. Il est possible d’ajouter des tâches, jusqu’à vingt. Mettre un effectif à zéro désactive une tâche pour les prochains calculs habituels sans supprimer ses anciennes affectations.

Cliquer sur une date dans le tableau, ou sur Régler cette journée, pour adapter les besoins : une valeur vide conserve l’effectif habituel ; zéro indique que la tâche n’est pas prévue. Les effectifs du jour sont prioritaires sur les réglages habituels, même si ceux-ci sont modifiés ensuite.

Au départ, l’arrivée prévoit quatre enfants au dîner et quatre au potager. Le dernier jour prévoit quatre enfants au petit déjeuner ; les autres restent disponibles au cercle de paroles. Pour un séjour d’une seule journée, les effectifs habituels s’appliquent. Tous ces choix sont modifiables.

L’option Organiser les tâches restantes au cercle de paroles laisse les enfants non affectés disponibles pour l’organisation collective. Les tâches avec un effectif demandé sont tout de même réparties. Ajouter une note pour une sortie, le spectacle ou une organisation particulière.

Cliquer sur Générer automatiquement le tableau, choisir la période et cliquer sur Générer le tableau. Le tableau se remplit automatiquement. Le calcul cherche à équilibrer les participations selon les présences, varier les tâches et les partenaires, mélanger les âges et séparer les fratries. Un enfant ne reçoit jamais deux tâches le même jour.

Une case vide est un jour sans tâche attribuée. Les jours au cercle sont comptés séparément. Les effectifs et les présences peuvent empêcher une égalité parfaite. Si une équipe ne peut pas être complétée sans réunir une fratrie, une place reste libre et un point apparaît au bilan.

Cliquer sur une case pour choisir une tâche ou laisser la case vide. La case est verrouillée par défaut après l’ajustement : elle est conservée lors du prochain calcul. Décocher cette option pour autoriser sa redistribution. Le point ● indique une case verrouillée à l’écran.

Dans cette même fenêtre, Échanger les tâches avec permute deux enfants présents sans changer les effectifs. Les deux cases deviennent verrouillées. Vérifier ensuite le bilan pour les fratries et les âges.

Le verrou d’une journée conserve toutes ses cases, y compris les cases vides. Il faut déverrouiller cette journée avant de modifier une case. Lors d’un nouveau calcul, seules les cases non verrouillées de la période choisie sont remplacées. Pour préserver les journées déjà vécues, choisir uniquement les jours à venir.

Le planning ne se remélange jamais au rechargement. Les changements sont enregistrés à la validation de chaque fenêtre. En cas d’échec réseau, la saisie reste affichée pour réessayer. Si une autre personne a modifié le planning entre-temps, fermer la fenêtre puis Recharger les données avant de reprendre.

Planning par enfant reprend le tableau coloré. Équipes du jour montre les enfants affectés à chaque tâche ainsi que ceux qui restent disponibles. Bilan de répartition affiche les totaux, les jours sans tâche, les jours au cercle, les partenaires différents et la répartition par tâche.

La cible indicative tient compte des jours de présence et des effectifs demandés. Le bilan signale les équipes incomplètes ou trop nombreuses, les tâches attribuées à des absents, les fratries réunies et les groupes ne représentant qu’une seule tranche d’âge alors que plusieurs sont disponibles. Les verrous peuvent rendre certains écarts inévitables.

Les boutons PDF du planning et PDF du jour proposent les formats A4 ou A3 paysage. Les tableaux gardent leurs couleurs et leurs titres sur chaque page. Pour quinze jours, le planning utilise une première période de huit jours puis une seconde de sept jours, comme le modèle de la colo. Les prénoms homonymes sont distingués par le début du nom de famille. Les âges, les liens de fratrie et les verrous ne figurent pas sur le tableau destiné aux enfants.

Les notes particulières sont imprimées dans le PDF du jour. Une étoile marque une affectation à vérifier lorsqu’un enfant est absent ou que son inscription est inactive. Vérifier le bilan avant d’afficher le planning.

Le super administrateur dispose de l’accès. Pour déléguer, ouvrir Réglages → Comptes et droits d’accès, cocher Tâches quotidiennes des enfants et sélectionner les colos autorisées. Le droit de préparation du spectacle et un compte de l’espace équipe ne donnent pas automatiquement ce nouvel accès.

Dans Changer de colo, choisir Colo de démonstration · 40 enfants fictifs. Elle comporte quinze jours, des âges de 6 à 17 ans et six fratries proposées. Générer, ajuster, essayer les verrous et imprimer les PDF : ceux-ci sont marqués DÉMONSTRATION.

Les essais sont propres à chaque compte administrateur. Le bouton Réinitialiser la démonstration, après confirmation, remet les réglages et le planning d’essai à leur état de départ. Il ne modifie aucune vraie colo et ne touche pas les essais de préparation du spectacle.