Notice de confidentialité
Le responsable du traitement est l’association Uto’Pistes, Route de Pélasque Supérieur, 06450 Lantosque.
Elles servent à créer le compte familial, traiter les demandes d’inscription, préparer l’accueil des enfants, suivre les dossiers, cotisations et règlements, communiquer avec les responsables légaux et respecter les obligations de l’association.
Coordonnées des responsables légaux, identité et date de naissance des enfants, informations sanitaires utiles, réponses au formulaire, justificatifs déposés, autorisations, suivi administratif et financier. Aucun numéro de sécurité sociale n’est demandé. Les informations de santé ne doivent être indiquées que lorsqu’elles sont nécessaires à la sécurité ou à l’accompagnement de l’enfant.
La famille accède uniquement à ses propres informations et documents. Côté Uto’Pistes, seules les personnes habilitées selon leur mission peuvent consulter les dossiers. Les données sanitaires sont chiffrées dans la base ; les justificatifs sont stockés hors accès public et délivrés seulement après vérification de la session. Les notes internes ne sont jamais visibles par les familles.
Les comptes familles et administrateurs sont protégés par un mot de passe et une seconde vérification par code e-mail. Les réponses sensibles sont chiffrées dans la base et les e-mails de notification ne contiennent pas le dossier complet. Une connexion famille validée depuis un nouvel appareil ou réseau déclenche une alerte à l’adresse du compte.
Lorsque vous choisissez ce moyen de paiement, le site transmet à HelloAsso le montant, la nature du règlement, la référence du dossier et une référence technique. Vous renseignez vos coordonnées de paiement directement chez HelloAsso. Les fiches des enfants, documents et renseignements sanitaires ne sont pas transmis par cette connexion. Le site conserve les références financières, montants, statuts et remboursements nécessaires au suivi du règlement ; ces traces restent accessibles aux administrateurs autorisés si le dossier est supprimé.
L’inscription est volontaire et distincte des espaces Familles, Équipe et Entre nous. L’adresse e-mail est transmise à Brevo pour l’envoi d’un message de confirmation, puis d’une à deux lettres par mois après validation du lien. Brevo gère les destinataires, les désinscriptions et les retours de distribution ; les administrateurs autorisés peuvent consulter ce suivi.
Chaque lettre comporte un lien de désinscription. Vous pouvez également contacter l’association pour une question concernant votre adresse ou vos informations. Une adresse désinscrite peut rester dans la liste de blocage de Brevo afin d’éviter de nouveaux envois non souhaités. Aucun dossier familial ni renseignement sur les enfants n’est transmis à Brevo par cet espace.
Pour prévenir les abus, le site conserve temporairement des empreintes de l’adresse e-mail et de l’adresse IP, pendant au plus une journée. Les sélections de destinataires destinées aux campagnes sont chiffrées ; elles sont effacées du site lorsque le suivi confirme l’envoi, ou lors de la maintenance après 120 jours. Les copies de sauvegarde suivent la durée de conservation des sauvegardes du site. Seules les lettres expressément choisies par l’association apparaissent dans les archives publiques.
Le petit assistant répond à partir des informations publiques. Il dispose de sa propre information de confidentialité, accessible aussi depuis la fenêtre de discussion.
La présentation du B3 est une étape obligatoire du dossier Équipe mise en place par l’association dans le cadre de l’examen du recrutement. Le membre dépose son propre document dans un formulaire dédié. Le document chiffré est accessible uniquement au membre concerné et à Michaël Martinet, directeur de l’association, via son compte principal habilité. À chaque dépôt, une alerte est adressée à ce compte, sans pièce jointe, contenu du bulletin ni identité du membre ; son état technique d’envoi est suivi dans le dossier. Cette démarche ne remplace pas le contrôle officiel via TAM.
La confirmation de consultation ferme l’accès et déclenche la suppression du fichier. Sans confirmation, l’accès expire 72 heures après le dépôt ; la suppression intervient au prochain passage de la maintenance. Un incident de suppression est signalé à la direction et fait l’objet d’une nouvelle tentative. Le membre peut retirer son dépôt avant confirmation. Aucune version précédente ni contenu du B3 n’est conservé dans le suivi : seules les dates, les opérations et leurs auteurs sont tracés avec le dossier administratif.
Le fichier temporaire est exclu des sauvegardes applicatives Équipe. Les copies effectuées sur un ordinateur et les sauvegardes propres à l’hébergeur nécessitent un suivi distinct par l’association. Le caractère temporaire ne suffit pas à établir la licéité de la conservation d’une copie : l’association doit vérifier le fondement applicable avant de demander ce dépôt. Pour toute question, exercer vos droits ou demander des précisions sur la durée du suivi administratif, contactez l’association par la page Contact.
Les informations restent accessibles pendant la préparation et la gestion du séjour. Elles sont ensuite supprimées ou archivées avec un accès limité selon les besoins administratifs, les délais de recours et les obligations légales applicables. La durée dépend de la nature du document et de sa finalité. Pour connaître celle applicable à votre dossier, contactez l’association. Les dossiers signés et pièces libres peuvent regrouper plusieurs types d’informations et nécessitent un tri spécifique.
Pour chaque nouvelle colo, les informations de santé et les justificatifs sont demandés à nouveau, même si le précédent séjour est récent. Les réponses de santé, fiches sanitaires, copies des vaccinations, attestations d’assurance et photos d’identité sont supprimées lors de la maintenance après la fin du séjour concerné, selon la durée actuellement appliquée. La consultation habituelle de ces données est fermée dès l’échéance, même si le traitement de maintenance est retardé. L’identité, les coordonnées et le dossier administratif restent disponibles pour le suivi et les réinscriptions. Pour les nouvelles inscriptions, le texte des CGV présenté et accepté, sa version, sa date d’acceptation, le compte utilisé et le séjour concerné sont conservés chiffrés avec le dossier administratif pour justifier l’accord. Le texte accepté reste consultable dans le PDF et dans l’export des données de la famille ; les administrateurs habilités peuvent également le consulter. Une acceptation ancienne dont le texte n’a pas été archivé est signalée comme telle. Les sauvegardes gérées par le site peuvent encore contenir les éléments supprimés jusqu’à leur expiration, selon la durée de sauvegarde actuellement appliquée. Les exemplaires papier, fichiers exportés et copies propres à l’hébergeur nécessitent un suivi séparé. Les photos du journal privé relèvent de la rubrique suivante.
Le formulaire d’inscription encore en brouillon conserve progressivement ses réponses et son étape sur le serveur, dans le dossier chiffré du compte Familles. L’état affiché précise si la sauvegarde est confirmée. Les réponses ne sont pas copiées dans le stockage persistant du navigateur ; avant confirmation, la page ouverte en conserve la saisie. Les accès et durées de conservation du dossier restent applicables, y compris l’effacement des données sanitaires contenues dans le brouillon.
La sauvegarde automatique ne transmet pas la demande, ne réserve aucune place et ne confirme pas les choix d’image, de cotisation ou les CGV. Ces actions restent liées aux boutons explicites du formulaire. Les dossiers déjà transmis conservent un enregistrement volontaire des modifications.
Le journal associe des récits et des photos à un séjour. Seules les familles disposant d’une inscription transmise avec une place pour cette colo et les administrateurs habilités peuvent le consulter. Les photos ne sont pas publiées dans la galerie publique. La diffusion des images repose sur deux autorisations explicites et indépendantes : journal privé du séjour, et communication publique sur uto-pistes.com et les supports imprimés de l’association. Aucun accord n’est présélectionné et un refus ne pénalise pas l’inscription. Les réseaux sociaux ne sont pas inclus. L’administration vérifie l’autorisation propre à chaque usage avant toute publication.
Les notifications sont facultatives. Après votre activation, le site conserve l’abonnement technique de votre navigateur, chiffré, et un identifiant aléatoire de l’appareil. Apple, Google ou Mozilla, selon votre navigateur, achemine une alerte chiffrée. Celle-ci ne contient ni nom d’enfant, ni photo, ni texte de message privé. Les traces d’envoi sont supprimées après trente jours lors du traitement automatique. Les abonnements restent jusqu’à leur désactivation, leur expiration signalée par le service ou la suppression du compte.
Vous pouvez désactiver un appareil ou tous les appareils dans l’application, rubrique Compte. Une déconnexion explicite désactive l’abonnement du compte sur ce navigateur. Les autorisations concernent uniquement les images prises au séjour désigné, jusqu’à un an après sa fin. Les photos identifiantes doivent être retirées des supports numériques contrôlés par l’association à l’échéance ou après un retrait ; les exemplaires papier déjà distribués et les copies de tiers ne peuvent pas être rappelés. Vous pouvez modifier ou retirer chaque choix dans le dossier, rubrique « Suivi et règlements », même après sa validation, ou via la page Contact. Le retrait n’annule pas les utilisations antérieures autorisées. La date, le séjour, le compte authentifié, le nom déclaré de la personne qui autorise, le texte présenté et l’historique des changements sont conservés, chiffrés, avec le dossier administratif pour justifier les choix. Ils sont accessibles à la famille dans son export de données et aux administrateurs habilités. Les anciens « oui » globaux doivent être confirmés ; les refus anciens restent pris en compte.
Les polices DM Sans et Fraunces sont hébergées sur le site Uto’Pistes. Leur affichage ne nécessite pas de connexion à Google Fonts.
Les vidéos publiques et leurs aperçus utilisent YouTube ; les vidéos partagées dans le forum Équipe peuvent aussi utiliser Vimeo. Aucun lecteur ni aperçu provenant de ces plateformes ne se charge automatiquement. Le bouton « Regarder la vidéo » affiche d’abord les informations utiles et un choix : autoriser le lecteur concerné ou ne pas le charger. Un refus laisse le reste du site et les inscriptions accessibles.
Après votre accord, le fournisseur du lecteur reçoit votre adresse IP, des informations sur votre navigateur et l’origine du site. Le lecteur YouTube peut utiliser des cookies ou d’autres traceurs pour la lecture, la sécurité, les statistiques et, lorsqu’il en affiche, la diffusion et la mesure de publicités non personnalisées. Le lecteur Vimeo est configuré pour limiter le suivi des consultations ; des cookies nécessaires à son fonctionnement sécurisé peuvent subsister. Les destinataires sont Google Ireland Limited pour YouTube dans l’Espace économique européen, et Vimeo.com, Inc. pour Vimeo. Les fournisseurs peuvent traiter des données hors de l’Union européenne selon les garanties décrites dans leurs politiques.
Vous pouvez consulter les règles de confidentialité de Google / YouTube (nouvel onglet) et la politique de confidentialité de Vimeo (nouvel onglet), notamment pour connaître leurs traitements, leurs durées de conservation et exercer vos droits.
Votre accord porte uniquement sur la vidéo choisie dans la page ouverte. Le site ne conserve pas d’autorisation générale dans un cookie ou dans le stockage du navigateur. Le bouton « Retirer mon accord et fermer la vidéo », sous chaque lecteur activé, le retire de la page et arrête ses chargements depuis cette page. Quitter ou recharger la page désactive également les lecteurs. Cela n’efface pas les données déjà reçues par le fournisseur ni les cookies qu’il a éventuellement déposés ; ses propres réglages et mécanismes de droits restent disponibles.
Les liens « Ouvrir sur YouTube » et « Ouvrir sur Vimeo » permettent de se rendre directement sur ces sites dans un nouvel onglet. Si vous les utilisez, leurs propres règles de confidentialité s’appliquent.
L’espace d’entraide utilise le prénom, la commune et l’adresse e-mail des participants. Les familles et membres de l’équipe peuvent utiliser leur connexion habituelle ; les autres participants confirment leur adresse par un lien personnel. Ces accès ne donnent pas accès aux dossiers des familles ou de l’équipe.
Les publications, leurs photos et les prénoms se consultent après connexion. Les adresses e-mail ne sont pas affichées dans les annonces. Lorsqu’un participant contacte l’auteur, son message et son adresse e-mail lui sont transmis pour permettre une réponse directe. En répondant par e-mail, l’auteur transmet à son tour son adresse à son interlocuteur.
Les annonces expirent après 60 jours et les trajets à l’heure du départ. Les publications expirées restent dans « Mes publications » jusqu’à leur suppression par l’auteur. Le compte reste conservé jusqu’à une demande de suppression. Les liens de connexion expirent après 20 minutes ; les traces techniques d’envoi, sans copie du message, sont nettoyées après 90 jours au prochain usage de l’espace. Les échanges reçus par e-mail restent dans les boîtes des participants.
Les administrateurs autorisés peuvent consulter les publications et les signalements, modérer les contenus et suspendre un accès. Un signalement est visible uniquement par la modération. Pour une demande concernant vos informations, utilisez la page Contact.
Vous pouvez demander l’accès, la rectification ou, lorsque les conditions sont réunies, l’effacement ou la limitation de l’utilisation de vos données. Vous pouvez également retirer votre accord concernant les informations de santé, sans remettre en cause les opérations déjà réalisées.
Pour toute demande, utilisez la page Contact. Une preuve d’identité peut être demandée si elle est nécessaire pour éviter de communiquer un dossier à la mauvaise personne. Vous pouvez aussi saisir la CNIL.
Vous pouvez réagir sans compte avec « J’aime », « Bravo » ou « Ça m’inspire ». Une seule réaction est mémorisée par publication et par navigateur : cliquez sur un autre choix pour la changer, ou sur votre choix actuel pour la retirer.
Après votre première réaction, un identifiant aléatoire est conservé dans un cookie pendant un an. Le serveur enregistre son empreinte et votre choix pour retrouver votre réaction, sans publier votre identité. Le compteur reste enregistré avec la publication. Effacer les cookies ou utiliser un autre appareil peut empêcher de retrouver un choix antérieur.
Un cookie de session protège les demandes de réaction. Pour limiter les clics automatisés, des empreintes temporaires liées à l’adresse réseau et à la session sont comptées pendant au maximum dix minutes ; les entrées expirées sont supprimées lors des demandes suivantes. Les vidéos YouTube ou Vimeo ne chargent leur lecteur externe qu’après votre clic ; le fournisseur reçoit alors les informations de connexion nécessaires à la lecture.