Cette colo
est-elle prête ?

Dans l’administration, ouvrez Colos et activités → Préparation des colos. Le nom, les dates et la saison identifient la colo en haut de page. Pour en choisir une autre, ouvrez Changer de colo, sélectionnez le séjour puis cliquez sur « Afficher la préparation ». La situation est relue à chaque ouverture. Les colos passées ou masquées restent identifiées pour retrouver leurs dossiers.

Les informations suivent les droits de votre compte : familles, paiements, santé, équipe, recrutement, exports et budgets. Un suivi indisponible est signalé ; il n’est pas présenté comme un zéro.

Les lignes ouvrent les dossiers ou l’espace qui permet de les traiter. Les filtres en bas de page retrouvent les inscriptions à examiner, les compléments demandés, les PDF signés attendus et les pièces reçues à vérifier. Le compteur des pièces attendues indique un nombre de dossiers ; celui des pièces reçues indique un nombre de fichiers à vérifier. Un même dossier peut afficher À vérifier par nous et En attente de la famille. Un fichier déjà reçu ne reste pas dans les pièces à réclamer. Les repères respectent vos droits et signalent la fin de conservation sans demander de nouveaux dépôts. Les demandes particulières restent à consulter dans le suivi individuel.

• Les demandes transmises occupent une place ; les propositions de place encore valides sont comptées séparément.
• Les dossiers en attente, annulés ou refusés ne gonflent pas les dossiers à compléter.
• Une pièce reçue mais non vérifiée appelle une action de l’administration. Elle ne doit pas être redemandée à la famille.
• Les soldes tiennent compte des règlements enregistrés et de VACAF. La cotisation familiale est comptée une seule fois par foyer et exercice.
• Les affectations, documents, DPAE, signatures et confirmations de lecture reprennent les suivis de l’équipe. Une nouvelle version d’un repère demande une nouvelle confirmation de lecture.

Cette vue aide à préparer la colo ; la capacité, l’équipe à prévoir et les validations restent à renseigner et à suivre dans leurs espaces.

1. Dans « Relancer au bon moment », choisissez un modèle.
2. Cochez les familles concernées puis créez le brouillon.
3. Relisez les aperçus personnalisés. Les textes et les PDF joints restent modifiables.
4. Choisissez l’envoi immédiat ou une programmation, puis confirmez la relecture et l’envoi.

Les boutons de la préparation activent le mode Relance conditionnelle. Il est aussi possible de l’activer ou de le désactiver dans un brouillon compatible. Un brouillon seul ne déclenche aucun mail.

Le Récapitulatif du dossier suit les pièces reçues ou manquantes, le PDF signé et les règlements. Les modèles utilisant « Pièces manquantes » suivent la liste de compléments saisie dans le dossier : retirez les lignes résolues pour ne plus les demander.

Avant l’envoi, seules les familles sélectionnées dont un point reste à régulariser sont conservées. Leurs informations sont actualisées. Aucune nouvelle famille ni nouvelle inscription d’un frère ou d’une sœur n’est ajoutée automatiquement. Une adresse modifiée est écartée : préparez un nouveau message si nécessaire. Plusieurs enfants sélectionnés pour une même adresse sont regroupés dans un mail.

Un échéancier HelloAsso à jour, une échéance du jour ou un paiement en cours de confirmation ne déclenche pas, à lui seul, la relance. Une échéance passée ou refusée peut la déclencher ; le mail rappelle de vérifier le suivi avant tout nouveau paiement. Les compléments manquants peuvent toujours justifier un récapitulatif.

Les envois habituels conservent leur fonctionnement : sans le mode conditionnel, un changement du dossier impose de réactualiser et relire le brouillon.

Ouvrez « Programmer pour plus tard ». Choisissez une date précise ou Avant le début de la colo, indiquez par exemple 21 jours et 10 h. Le suivi affiche ensuite la date exacte, en heure de Paris.

La programmation « avant le début » accepte de 0 à 180 jours avant le départ, dans l’année à venir ; l’horaire doit être au moins 30 minutes à l’avance, entre 9 h et 18 h. L’envoi part au prochain passage de la maintenance OVH. Son fonctionnement récent est vérifié avant d’accepter une programmation.

• Programmé : le message attend son horaire ; vous pouvez encore l’arrêter.
• Terminé sans envoi : aucune des familles sélectionnées ne remplit encore les conditions.
• Accepté par Brevo : le nombre d’adresses écartées est indiqué ; la réception se vérifie dans les journaux transactionnels de Brevo.
• À vérifier avant envoi : les dates ou le titre de la colo, les droits du propriétaire du message ou les réglages ont changé, ou le passage a plus de deux heures de retard. Aucun envoi n’a eu lieu. Relisez et préparez un nouveau brouillon si nécessaire.
• À vérifier dans Brevo : la réponse d’envoi est incertaine. Il n’y a aucun renvoi automatique.

Une colo masquée, annulée ou déjà commencée bloque une relance de préparation. Un changement de dates ne déplace pas silencieusement les messages déjà programmés.

Pour annuler, ouvrez la relance depuis cette page ou « Messages aux familles », puis Arrêter cet envoi. Ces programmations sont des envois uniques : pour plusieurs rappels, préparez un message pour chaque date.