Accompagner l’équipe.

L’accueil des membres présente un message de bienvenue, les démarches encore demandées et un accès aux repères documentaires. Les explications des formulaires précisent comment enregistrer, ce que signifie le suivi d’une pièce et quand attendre une confirmation.

Dans Ressources, le bloc « Pour commencer : les repères communs d’Uto’Pistes » rassemble les sept documents de lecture obligatoire. Chaque membre confirme personnellement sa lecture et le tableau de suivi affiche ses confirmations. Les administrateurs autorisés peuvent publier une nouvelle version avec Remplacer le document, directement sur la fiche.

Votre introduction personnalisée des ressources reste prioritaire. Le formulaire Modifier le message d’accueil des ressources permet de la modifier. Pour les nouveaux dépôts, utilisez un titre clair et une introduction indiquant à quoi sert le document et ce que vous attendez de l’équipe.

Dans Colos → Préparation → Présences et trajets → Régler les disponibilités et les rendez-vous, renseignez les consignes propres à la colo : dates de présence, affaires à prévoir, personne à joindre et lectures utiles. Une trame de message est proposée à côté du champ. Complétez les éléments entre crochets avant de publier ; cette trame ne s’enregistre pas automatiquement.

Les dates et coordonnées privées ne sont pas préremplies par cette mise à jour. Les rendez-vous restent ceux enregistrés et activés pour la colo ; les annonces et confirmations continuent de les compléter.

Les listes s’ouvrent sur l’exercice du 1er septembre au 31 août, calculé en heure de Paris : 2026/2027 en septembre 2026. L’été 2026 reste dans 2025/2026. Choisissez une autre période ou « Toutes les saisons » pour consulter les archives ; « Exercice en cours » revient à la période actuelle. Une liste vide ne reprend pas les anciennes colos.

Les fiches personnelles, pièces réutilisables et ressources communes restent disponibles. Les nouveaux membres sans affectation sont visibles pour préparer l’équipe. Les contrats qui recouvrent l’exercice, les CDI en cours et les préparations actives sans date restent suivis. Les ressources et annonces de colo suivent la période de cette colo ; les annonces générales suivent leur date. Les messages non lus restent signalés et les conversations peuvent être relues dans leur historique.

Dans « Ressources », utilisez « Gérer les catégories » pour créer des dossiers et sous-dossiers, les renommer, modifier leur introduction ou leur dossier parent. Une catégorie peut être commune ou réservée à une colo ; ses sous-dossiers gardent le même public. Les ressources existantes apparaissent d’abord dans « Sans catégorie ». Le gestionnaire global peut également modifier le message d’accueil de la rubrique.

« Partager une ressource » permet d’indiquer le titre, le public, la catégorie, une introduction et le fichier PDF/JPG/PNG. Les responsables ayant un compte membre conservent leur possibilité de publier pour leurs colos. La gestion des catégories et la modification des ressources sont réservées à l’administration.

Sur une ressource, « Modifier » permet de corriger ces informations ou de remplacer le fichier. Une catégorie commune peut classer un document d’une seule colo : elle ne rend pas ce document accessible aux autres équipes. Les cinq dernières publications accessibles sont mises en avant en tête du classement consulté.

Remplacer le fichier conserve son lien de téléchargement et archive l’ancien fichier avec ses lectures dans le stockage protégé. Les confirmations courantes sont remises à zéro après un remplacement, un changement de public ou d’obligation de lecture. Une correction du titre, de l’introduction ou de la catégorie les conserve ; une case permet de demander explicitement une nouvelle lecture.

Supprimer et restaurer

Ouvrez « Supprimer cette ressource », puis confirmez : elle disparaît de l’espace équipe et son ancien lien devient inaccessible. Vous pouvez la retrouver et la restaurer depuis « Corbeille ». Le classement des ressources de la corbeille reste modifiable. Pour supprimer une catégorie vide, déplacez d’abord ses sous-dossiers et ses ressources, y compris celles de la corbeille.

Les administrateurs de colo gèrent leur périmètre. Les ressources et catégories communes et le message d’accueil général demandent la gestion globale de l’équipe. Les introductions, classements, anciennes versions et ressources de la corbeille sont inclus dans les sauvegardes v9. Les sauvegardes v1 à v8 restent restaurables. Ces opérations n’envoient pas d’e-mail.

Ouvrez Organisation des colos, puis Ouvrir la préparation. La liste commence sur l’exercice en cours. La synthèse réunit les points à suivre : équipe à constituer, dossiers et présentations, embauches, présences, convoyages et ressources à lire. Les inscriptions familles et les soldes de séjour apparaissent uniquement avec les autorisations correspondantes.

Les chiffres reprennent les états déjà enregistrés, à chaque ouverture de la page. Les boutons ouvrent le suivi à compléter ; les listes dépliables indiquent les personnes concernées. Une pièce reçue reste à vérifier. Les confirmations de présence, convoyage, déclaration ou signature devenues obsolètes restent signalées. Une fiche DPAE téléchargée n’est pas une déclaration effectuée.

Les lectures attendues concernent les membres affectés dont le compte est activé. Les ressources communes restent incluses. Les comptes suspendus sont signalés à part. Un membre sans contrat accessible rattaché invite à vérifier son cadre de participation selon son statut.

L’onglet Présences et trajets permet de retrouver le tableau détaillé, les rendez-vous, les affectations, les confirmations et l’export CSV. Les droits existants restent appliqués à chaque rubrique. La synthèse ne remplace pas la préparation matérielle ni l’appréciation des besoins de l’équipe.

Ouvrez « Organisation des colos ». Choisissez une saison ou année puis une colo, puis l’onglet « Présences et trajets ». Les membres affectés et les personnes ayant répondu figurent dans le même tableau : disponibilités, fonction, présence, aller/retour, téléphone de trajet, remarques, demandes et décisions de convoyage. Filtrez par nom ou réponses à compléter, convoyages demandés et points à vérifier. Le bouton CSV télécharge le tableau complet de la colo.

Préparer les rendez-vous

Dans les réglages, vous pouvez ouvrir le recueil des disponibilités à tous les comptes équipe actifs, fixer une échéance et ajouter des consignes. Cela n’ouvre pas l’accès à l’équipe ou aux documents de la colo. Les personnes déjà affectées peuvent toujours renseigner leurs trajets.

À l’aller, le lieu et l’heure habituels sont préremplis : devant la gare de Nice à 17 h. Précisez la gare et la date, puis activez ce rendez-vous. Au retour, indiquez le point de départ du convoyage, sa date et son heure. Renseignez les capacités si vous souhaitez limiter les confirmations. Vérifiez les marges de transfert jusqu’aux trains, bus et avions.

Confirmer chaque présence et chaque convoyage

Ouvrez une personne dans le tableau. Le droit de gestion des membres permet de confirmer sa fonction, son rôle de responsable et ses dates/heures de présence, préparation et rangement compris. Cette opération enregistre l’affectation à la colo. Un même membre peut participer à plusieurs colos. Repasser sa présence « À préciser » conserve l’affectation ; son retrait se fait dans son dossier. Les contrats CEE et les DPAE restent gérés dans « Embauches ».

Les administrateurs autorisés de la colo peuvent confirmer les convoyages d’un membre actif, affecté, non indisponible, qui a demandé ce convoyage, une fois le rendez-vous activé. Chaque trajet a sa décision et une réponse visible par le membre. Les notes internes de présence restent réservées à l’administration. Les covoiturages partagés se conviennent directement entre collègues, sans réservation automatique.

Les changements de disponibilité, trajet ou rendez-vous remettent les confirmations concernées à vérifier. Une place reste conservée jusqu’à une décision explicite qui la libère. Les arrivées après le RDV, dates incompatibles, présences hors disponibilités et chevauchements de présence sont signalés ; le site ne calcule pas les durées de transfert ou les marges d’embarquement.

Les réponses incomplètes rejoignent le suivi des membres et les aperçus de relance manuelle. Enregistrer une réponse ou une décision n’envoie pas d’e-mail. Les données sont chiffrées et incluses dans les sauvegardes v8 ; les versions v1 à v7 restent restaurables.

1. Ouvrez Organisation → Espace Équipe. Lors du premier accès, initialisez le module avec votre mot de passe de super administrateur.
2. Dans « Membres → Dossiers », créez le membre avec son prénom, son nom et son adresse e-mail personnelle.
3. Ouvrez son dossier. Ajoutez sa colo, sa fonction et, uniquement si nécessaire, l’option « Responsable ».
4. Les pièces habituelles sont déjà demandées. Ajustez le suivi et les dates limites ou ajoutez une pièce complémentaire si nécessaire.
5. Sous le nom du membre, dans Activer le compte équipe, cliquez sur Envoyer l’invitation (ou Renvoyer l’invitation). Le membre choisira son mot de passe puis recevra un code par e-mail à chaque connexion.

La création d’un compte ne déclenche pas l’envoi d’un e-mail : vous pouvez préparer le dossier avant de transmettre l’invitation. Un lien d’activation dure 24 heures. Le lien de nouveau mot de passe d’un compte actif dure une heure.

La liste des membres propose aussi « Gérer l’invitation » pour accéder directement au bouton. « Compte à activer » signifie que le membre n’a pas encore choisi son mot de passe ; cela ne prouve pas qu’un e-mail a été envoyé. Le bloc indique l’adresse destinataire, le dernier envoi connu, un éventuel échec et la fin de validité du lien. Les dates sont affichées à l’heure de Paris. Le suivi existant est repris ; une absence de trace ne prouve pas qu’aucun ancien envoi n’a eu lieu.

Après un envoi transmis au service de messagerie, vérifiez les courriers indésirables si rien n’arrive. Cette confirmation ne garantit pas la remise dans la boîte mail. Chaque renvoi remplace le lien précédent. Si l’envoi échoue, le compte est conservé et le problème est signalé. Vérifiez la configuration SMTP et l’adresse HTTPS du site. Les invitations partent à la demande : aucune tâche planifiée n’est nécessaire. Un membre peut également demander un lien via « Première connexion ou mot de passe oublié ? ». Pour un compte actif, les actions de mot de passe et de suspension sont dans « Accès au compte » directement sous son nom.

Dans « Administrateurs et réglages », le super administrateur attribue les droits ci-dessous. Les responsables de colo, eux, sont désignés dans les affectations des membres ; ils ne reçoivent pas de compte administrateur.

Les droits de gestion globale et les droits RH nécessitent aussi « Espace Équipe ». Les cases de colos s’appliquent aux espaces Familles et Équipe pour lesquels l’administrateur dispose d’une autorisation. Un accès Équipe seul n’accorde aucun accès aux familles. La gestion globale des équipes inclut toutes leurs colos.

L’accueil propose des raccourcis vers les comptes non activés, les fiches incomplètes, les pièces manquantes, celles à vérifier, à remplacer ou expirées, et les contrôles à faire. Les compteurs portent sur des membres, et un même dossier peut relever de plusieurs suivis.

Dans « Membres → Dossiers », combinez la recherche, la saison ou l’année, la colo et le suivi. Les compteurs prennent en compte la recherche, la période et la colo. Les filtres suivent la pagination ; « Réinitialiser » les efface. Un membre ayant plusieurs colos apparaît une seule fois.

Le tableau distingue une fiche simplement enregistrée des renseignements réellement complets pour préparer l’embauche. Ouvrez le détail pour voir les champs manquants. Pour les pièces, cliquez sur une catégorie afin de voir les documents concernés et d’accéder directement à leur suivi. Une pièce reçue est à vérifier par l’administration ; elle ne fait plus partie des dépôts à relancer au membre.

Les informations et compteurs suivent vos droits actuels. Sans droits RH, les détails de la fiche, des identités, RIB et autres pièces confidentielles restent masqués. « Pièces accessibles validées » concerne uniquement les pièces que vous pouvez consulter et ne signifie pas que toutes les formalités d’embauche sont effectuées. Le contrôle d’honorabilité reste une action administrative, sans demande de copie au membre.

1. Depuis un dossier ou le tableau, cliquez sur « Préparer la relance ». Pour un groupe, cochez jusqu’à dix membres de la page, puis « Préparer les relances sélectionnées ».
2. Chaque personne dispose de son propre aperçu avec son adresse destinataire et un texte modifiable. La préparation n’envoie aucun e-mail.
3. Relisez les messages, adaptez-les si nécessaire et décochez les personnes auxquelles vous ne souhaitez pas écrire.
4. Cliquez sur « Envoyer les relances sélectionnées ». Consultez ensuite le résultat de chaque envoi.

Le texte reprend l’activation du compte, les renseignements manquants accessibles et les pièces à fournir, à remplacer ou expirées. Les pièces déjà reçues et les contrôles administratifs ne sont pas relancés au membre. Les motifs détaillés restent dans le dossier ; ne recopiez pas de données confidentielles dans le texte de l’e-mail. Le membre utilise « Première connexion ou mot de passe oublié ? » s’il doit activer son compte.

Un aperçu est valable 24 heures. Le dossier est revérifié avant l’envoi : s’il a changé ou si le compte est suspendu, la relance est écartée et une nouvelle préparation est nécessaire. Une seule tentative par membre est autorisée sur 24 heures, tous administrateurs confondus.

« Transmis au serveur de messagerie » confirme l’acceptation par la messagerie, sans garantir la réception ou la lecture. « Envoi non confirmé » ou « Envoi commencé · résultat à vérifier » demandent de vérifier le résultat avant de préparer une autre relance. Le système ne réessaie pas automatiquement un envoi incertain. Si le traitement est interrompu, retrouvez le lot dans « Mes relances » pour consulter les résultats et les brouillons restants.

« Mes relances » et le dossier du membre conservent vos préparations et leur résultat. L’historique est propre à l’administrateur qui l’a préparé et reste soumis à ses droits actuels. Un administrateur Équipe limité à certaines colos peut relancer les éléments auxquels il a accès ; les responsables utilisant un compte membre ne disposent pas de l’envoi administratif. Les relances sont chiffrées au stockage et incluses dans les sauvegardes.

Chaque compte reçoit automatiquement les demandes habituelles : RIB, diplômes ou attestations, justificatif de vaccination, carte d’identité recto/verso et suivi du casier judiciaire / contrôle d’honorabilité. « Autres documents » est présent mais facultatif. Les dossiers existants sont complétés automatiquement à leur consultation ; les demandes et fichiers déjà enregistrés sont conservés.

Dans le dossier, utilisez les cases Envoyé / reçu et Vérifié, puis « Enregistrer le suivi ». La réception se coche au dépôt. Vous pouvez également la cocher pour une pièce remise en main propre ou par un autre moyen ; le dossier indique alors qu’aucun fichier n’est déposé. Une vérification exige la réception et porte sur tous les fichiers actuels.

Pour une pièce à corriger, décochez « Vérifié », cochez « À remplacer » et indiquez le motif. Une pièce expirée ne peut pas être validée. « Non demandé pour ce membre » permet d’adapter la liste, par exemple selon la situation de formation. Une date limite et, si nécessaire, une date de validité peuvent être ajoutées. Le tableau des membres compte les pièces à vérifier, sans compter chaque page séparément.

Les vaccinations acceptent jusqu’à trois fichiers, la carte d’identité deux, les diplômes et autres pièces cinq. Un PDF peut regrouper plusieurs pages. Un ajout conserve les pages actuelles ; un remplacement archive l’ancien ensemble. Chaque dépôt remet la vérification à faire. Si un dépôt ou un suivi a changé pendant que vous aviez le dossier ouvert, rechargez-le avant de modifier.

Le casier judiciaire utilise uniquement « Démarche effectuée » et « Contrôle vérifié » avec leurs dates. Aucune copie ni détail des condamnations n’est enregistré. Ce suivi ne remplace pas la déclaration de l’encadrement ni les vérifications d’honorabilité applicables aux ACM. Consignes CNIL sur le casier judiciaire ; Déclaration et contrôle de l’encadrement en ACM.

Les RIB, identités, justificatifs de vaccination et suivis du contrôle nécessitent les droits RH. Les responsables de colo conservent uniquement leur accès aux pièces de formation et d’assurance de leur équipe. Pour remettre un contrat ou une fiche de paie, utilisez « Déposer un autre document personnel » en bas du dossier.

1. Demandez au membre de compléter « Ma fiche » : état civil, adresse, nationalité, naissance et sécurité sociale.
2. Ouvrez son dossier dans « Membres → Dossiers », puis « Préparer / télécharger la fiche DPAE ». Cette fonction exige les droits RH.
3. Créez une préparation par contrat. Renseignez la colo, le poste, le type, les dates et l’heure locale du début, les jours payés et la période d’essai (ou « Aucune »). Les jours payés ne sont pas calculés à partir des dates.
4. Enregistrez. Lorsque les renseignements requis sont présents, cliquez sur « Télécharger la fiche DPAE (PDF) ».

Le document reprend le modèle Uto’Pistes avec l’en-tête de l’association et le contact MikA. Il prépare la déclaration et ne la transmet pas. La personne chargée de la DPAE doit aussi disposer des références de l’employeur et effectuer la formalité auprès de l’organisme compétent. Consulter la démarche officielle.

Vous pouvez modifier une préparation ou créer un autre contrat. Chaque téléchargement reprend les dernières informations enregistrées ; conservez le PDF transmis si vous avez besoin d’une copie datée. Le numéro de sécurité sociale est masqué à l’écran et repris dans le PDF, qui contient des données confidentielles. Les préparations suivent le périmètre des colos autorisées ; celles hors colo sont réservées à la gestion globale ou à l’accès à toutes les colos.

Dans « Membres → Dossiers », le filtre « Saison / année » propose deux groupes : les saisons de septembre à août (2025/2026, 2026/2027…), et les années civiles de janvier à décembre (2026, 2027…). La date de début de la colo détermine sa période. Par exemple, une colo de juillet 2026 apparaît dans la saison 2025/2026 et dans l’année 2026.

Les périodes récentes et les deux prochaines sont proposées même sans colo ; les périodes des anciennes colos accessibles restent présentes. La liste évolue automatiquement chaque année. Combinez ce choix avec une colo ou une recherche par nom ou e-mail, puis cliquez sur « Filtrer ». Un membre affecté à plusieurs colos apparaît une seule fois si l’une de ses affectations accessibles correspond aux critères. « Toutes les saisons » et « Toutes les colos » permettent aussi de retrouver les membres encore sans affectation. « Réinitialiser » efface les filtres.

« Actualiser les colos depuis l’agenda » reprend les colos visibles et actualise leurs intitulés et dates. Les affectations existantes et les anciennes saisons sont conservées.

Un même membre peut être affecté à plusieurs colos. Dans son dossier, répétez « Ajouter une colo ou modifier une fonction » pour chaque colo : les autres affectations sont conservées. Modifier une affectation met à jour la fonction et le rôle pour cette colo. Retirer une affectation retire les accès correspondants. Après un changement d’affectation, le membre doit se reconnecter.

« Suspendre l’accès » bloque le compte et invalide ses sessions, liens et codes. Les dossiers sont conservés. « Rétablir l’accès » autorise une nouvelle connexion ; un membre qui n’avait pas activé son compte devra recevoir une nouvelle invitation.

Les ressources peuvent concerner une colo ou toute l’équipe. Utilisez une confirmation de lecture pour les documents importants. Les confirmations sont visibles uniquement pour les membres auxquels vous avez accès.

Les responsables peuvent publier dans leurs colos. Les annonces et ressources générales sont réservées à la gestion globale. Déposez les contrats, pièces d’identité et autres documents personnels dans le dossier du membre, jamais dans les ressources communes.

La rubrique Messages de l’administration regroupe les échanges membre ↔ association. Seuls les administrateurs disposant de la gestion globale des équipes y accèdent. Les responsables de colo ne consultent pas les échanges des autres membres avec l’association. Les nouveaux messages et dépôts de pièces peuvent être signalés par e-mail selon les préférences du destinataire. Lors de la publication, cochez « Annonce importante » pour prévenir les membres concernés. Une annonce ordinaire et une simple validation ne déclenchent pas d’e-mail.

Messages mis en forme et médias. Les membres et les administrateurs disposent du même éditeur : gras, italique, souligné, listes, citation et liens. Chaque message peut accueillir cinq images JPG, PNG ou WebP (5 Mo maximum par image) et deux liens vidéo YouTube ou Vimeo. Les images apparaissent sous le texte ; les vidéos se chargent au clic sur leur bouton de lecture. Les réglages du service vidéo peuvent empêcher une lecture intégrée : le lien externe permet alors de consulter la vidéo directement.

La modification d’un message permet d’ajouter des images, de modifier leurs descriptions, d’en retirer et de changer les liens vidéo. Une image retirée individuellement n’est plus accessible par son ancien lien. Retirer un message ou une discussion rend aussi ses images invisibles aux membres ; la restauration du message rétablit les images qui lui sont encore rattachées. La modération conserve l’accès aux messages placés dans la corbeille. Les fichiers retirés restent dans le stockage protégé et les sauvegardes ; aucune purge automatique n’est ajoutée.

Les sauvegardes équipe au format v11 incluent les images et la mise en forme. Les anciennes archives restent acceptées : une archive v10 conserve son forum en texte simple, sans nouveaux médias ; une archive v1 à v9 rétablit un forum vide. Le simple transfert de la mise à jour ne modifie pas les échanges existants. Les vidéos externes ne sont pas copiées dans les sauvegardes : leur disponibilité et leur confidentialité dépendent aussi de YouTube ou Vimeo.

Ouvrez Communication → Forum. Trois catégories communes sont proposées à la première ouverture : « Idées et activités », « Réflexions pédagogiques » et « Vie de l’équipe ». Dans « Gérer les catégories », ajoutez un nom, une courte introduction et choisissez le public : toute l’équipe ou une colo. Le public est fixé à la création pour éviter qu’un échange réservé devienne public à une autre équipe.

Les membres actifs peuvent ouvrir une discussion, répondre, modifier leur titre et modifier ou retirer leurs propres messages tant que la discussion reste ouverte. Les comptes équipe ne disposent pas des outils de modération, même lorsqu’ils sont responsables de colo. Avec un compte administrateur, vous pouvez participer et modérer les catégories des colos autorisées. La gestion globale des équipes permet aussi de gérer et de modérer les catégories communes.

Dans une discussion, utilisez « Gérer cette discussion » pour l’épingler, fermer les réponses ou la mettre à la corbeille. Les messages peuvent également être modifiés, retirés et restaurés. Une discussion retirée est invisible aux membres ; retrouvez-la dans « Corbeille du forum » pour la restaurer. La corbeille ne se vide pas automatiquement. Une catégorie vide peut être supprimée ; si elle contient des discussions, archivez-la pour les conserver en lecture seule.

Le forum s’ouvre sur l’exercice en cours. Les catégories de colo suivent la période de la colo ; les discussions communes suivent leur date de création. Une discussion commune épinglée reste visible d’un exercice à l’autre. « Consulter les archives » ouvre l’historique accessible. Le filtre recherche les titres et le repère « À lire » indique les échanges nouveaux à consulter.

Le contenu des messages est chiffré au stockage et compris dans les sauvegardes équipe, avec les catégories, discussions, lectures et éléments retirés. Aucun message de forum ne déclenche d’e-mail dans cette version. Les images jointes sont protégées et sauvegardées avec le forum. Utilisez toujours les ressources pour les documents partagés et les dossiers individuels pour les pièces personnelles.

Les membres disposent désormais de « Messages → Entre membres ». Ils peuvent écrire individuellement à un autre compte actif partageant une colo, y compris une colo d’une saison précédente si l’affectation existe encore. Une fonction différente ou le rôle de responsable ne bloque pas l’échange.

Depuis l’administration, affectez les personnes aux bonnes colos et laissez-les activer leur compte. Pour participer vous-même, utilisez votre compte équipe. L’interface d’administration ne permet pas de consulter leurs conversations privées. Elles n’accordent aucun accès supplémentaire aux dossiers ou aux comptes familles.

Le retrait d’une affectation ou la suspension d’un compte bloque les nouveaux envois concernés. Les participants actifs conservent la lecture de leurs échanges antérieurs. Les compteurs et confirmations de lecture sont disponibles dans l’espace ; les nouveaux messages apparaissent à l’ouverture ou à l’actualisation.

Les messages sont chiffrés au stockage et inclus dans les sauvegardes équipe. Le chiffrement au stockage ne constitue pas un chiffrement de bout en bout : les personnes ayant accès à l’hébergement et à la clé de sauvegarde doivent rester strictement autorisées.

L’accueil du super administrateur indique le dernier passage enregistré de la sauvegarde quotidienne. Un échec ou l’absence de passage récent invite à vérifier la programmation sur l’hébergement. Un passage réussi signifie qu’une archive du jour existe ou vient d’être créée ; une restauration d’essai reste le moyen de vérifier sa réutilisation. Les anciens aperçus de relance sont invalidés lors d’une restauration, afin de préparer de nouveaux messages à partir des dossiers restaurés.

Le super administrateur dispose d’une rubrique « Sécurité » avec les actions récentes, la création d’une sauvegarde et son téléchargement. L’archive équipe contient des données et documents chiffrés et reste séparée des sauvegardes familles.

La tâche quotidienne existante peut couvrir les deux espaces si elle appelle le fichier familles-maintenance.php mis à jour. Sinon, l’hébergeur peut programmer chaque jour php /chemin/du/site/equipe-maintenance.php. Vérifiez les dates des sauvegardes : déposer les fichiers du site ne programme pas à lui seul une tâche automatique.

La conservation sur le serveur est de 30 jours. Téléchargez aussi des copies hors de l’hébergement. Conservez séparément la configuration contenant la clé de chiffrement : elle est indispensable à la restauration.

La restauration s’effectue par une personne technique, après fermeture temporaire de l’espace, avec la commande indiquée dans EQUIPE-INSTALLATION.txt. Elle vérifie l’archive, sauvegarde l’état courant et ne restaure que l’équipe. Toutes les connexions équipe doivent ensuite être renouvelées.

Chaque membre reçoit automatiquement l’action « Compléter et publier ma présentation ». Elle est commune à toutes ses colos, sans demande individuelle à créer. Un texte est nécessaire pour publier ; les photos sont facultatives, avec cinq photos au maximum.

La rubrique Présentations permet de découvrir les membres par nom, colo et saison/année. Le tableau Membres et dossiers affiche l’état de leur présentation et le nombre de photos. Les filtres « Présentations à compléter » et « Présentations à vérifier » se retrouvent aussi dans la vue d’ensemble.

• À faire / Brouillon : le membre doit compléter puis publier.
• Publiée : l’action est terminée pour le membre ; vous pouvez consulter et marquer la présentation comme vérifiée.
• Vérifiée : votre lecture a été enregistrée. Une modification par le membre remet la vérification à faire.
• À compléter : indiquez une précision pour le membre. La présentation est masquée aux collègues et l’action revient dans son tableau de bord. Le membre peut corriger puis republier.

Les brouillons et les précisions de l’administration sont visibles seulement par le membre et les administrateurs autorisés sur son dossier. Les comptes animateurs et responsables voient uniquement les présentations publiées des membres actifs qui partagent au moins une colo attribuée, y compris une ancienne colo encore attribuée. Retirer une affectation commune ou suspendre le membre ferme l’accès correspondant, y compris aux photos ouvertes par leur lien direct.

La relance préparée depuis le tableau des dossiers inclut la présentation lorsqu’elle reste à faire. Les précisions libres ne sont pas recopiées dans l’e-mail. La publication et la vérification n’envoient pas d’e-mail par elles-mêmes.

Les photos sont des fichiers JPG ou PNG de 5 Mo maximum chacun. Le membre peut choisir la photo principale, ajouter une légende et retirer ou remplacer des images. Le contrôle des cinq photos tient compte à la fois des images conservées et des nouvelles. Les présentations et leurs photos sont incluses dans les sauvegardes v7 ; les archives v1 à v8 restent restaurables avec ce pack.

1. Ouvrez Embauches → le contrat du membre et choisissez le type CEE dans ses renseignements.
2. Dans Contrat CEE, indiquez le montant brut par jour, les jours de CEE déjà effectués, la préparation, le rangement et le planning des jours de travail et de repos. Indiquez « Aucune » lorsqu’aucune séance n’est prévue.
3. Relisez les coordonnées de l’association, le représentant légal, les organismes de retraite et de prévoyance, les missions et les clauses de paie et de données personnelles. Renseignez la date et le lieu prévus pour la signature.
4. Enregistrez les renseignements puis cliquez sur Télécharger le contrat CEE (PDF). Les champs incomplets sont signalés. Les modifications non enregistrées ne figurent pas dans le PDF.
5. Après relecture, Générer et rattacher le PDF au contrat en conserve une copie protégée dans les documents de cette embauche. Si le contrat est déjà publié, le membre peut immédiatement la télécharger dans « Mes contrats ».

Le modèle reprend les onze articles de la trame fournie, l’annexe réglementaire et une seconde annexe contenant le planning saisi. La date de 2024 est remplacée par la date renseignée ; les signatures restent vierges. La clause sur les données personnelles a été reformulée et reste modifiable : elle ne présume plus la localisation de tous les destinataires, un justificatif d’identité systématique ni un consentement comme fondement de tous les traitements. Les noms d’organismes cités dans l’ancienne trame ne sont pas repris automatiquement.

Le site prépare le document ; la cohérence du planning, les repos, les conditions d’éligibilité, les clauses de paie et les organismes doivent correspondre à l’embauche réelle. Consultez les mentions prévues par l’article D.432-5 et la règle de rémunération CEE applicables à la date du contrat.

Le téléchargement seul ne rattache rien. Le rattachement ne marque le contrat ni envoyé ni signé et n’envoie aucun e-mail. Un nouveau clic avec les mêmes renseignements réutilise la copie existante ; une modification produit une nouvelle version et conserve la précédente. Le suivi signale les PDF qui ne correspondent plus aux renseignements enregistrés. Modifier les renseignements CEE impose de revérifier une signature précédemment confirmée ; cela ne modifie pas une confirmation DPAE dont les renseignements sont inchangés.

Les champs CEE sont réservés aux administrateurs RH autorisés sur toutes les colos du contrat. Le membre reçoit uniquement les documents rattachés aux contrats publiés. Les données et les fichiers CEE sont inclus dans les sauvegardes v7 ; les archives v1 à v8 restent restaurables avec ce pack.

Supprimer un contrat ou le restaurer

Avec le compte super administrateur, cliquez sur Supprimer le contrat dans le tableau des embauches. Le suivi s’ouvre sur le bloc de suppression : vérifiez le membre, le poste et les dates, cochez la confirmation, puis cliquez sur Confirmer la suppression.

Le contrat est placé dans la Corbeille des contrats. Il disparaît des listes courantes, des préparations DPAE et de l’espace du membre. Ses PDF et documents rattachés deviennent inaccessibles par leurs anciens liens. Le dossier du membre, ses autres contrats et ses affectations sont conservés.

Pour le récupérer, ouvrez Embauches → Corbeille des contrats → Restaurer le contrat. Le suivi, les documents et les accès de publication précédents sont rétablis. La corbeille s’ouvre sur toutes les saisons pour retrouver aussi les erreurs anciennes. La suppression et la restauration sont inscrites dans le journal. Elles ne déclenchent aucun e-mail ni aucune démarche auprès d’un organisme extérieur.

Pour garder un contrat consultable dans l’historique, utilisez plutôt l’état Archivé ou Annulé du suivi administratif.

La rubrique Embauches regroupe les contrats des membres auxquels vous avez accès avec les droits RH. Les préparations DPAE déjà enregistrées apparaissent automatiquement, sans ressaisie. Un membre peut avoir plusieurs contrats. Ses renseignements personnels et ses pièces habituelles restent communs à ses dossiers.

1. Choisissez un membre dans « Préparer un nouveau contrat », ou ouvrez un contrat existant.
2. Renseignez le poste, le type et les dates dans la préparation DPAE. Le même enregistrement alimente le PDF et le tableau des embauches.
3. Ouvrez le suivi pour retrouver les renseignements manquants, les pièces à fournir ou vérifier, le suivi de la déclaration, l’envoi et la signature du contrat, puis les documents de fin.

Le tableau se filtre par nom, e-mail ou poste, saison/année, colo et avancement. La date de début du contrat, incluant les jours de préparation, détermine la période. Les préparations actives sans date restent visibles dans l’exercice courant. Les contrats archivés et annulés ont leurs propres filtres. Une ligne correspond à un contrat, même s’il concerne plusieurs colos.

Colos et droits RH

La colo principale se choisit dans la préparation DPAE. Dans le suivi, vous pouvez ajouter d’autres colos déjà attribuées au membre. Un administrateur doit avoir les droits RH et l’accès à toutes les colos rattachées pour consulter ce contrat, son PDF et ses fichiers, y compris depuis le dossier du membre. Un contrat hors colo nécessite un accès RH global. Les comptes responsables de colo ne disposent pas du suivi administratif des embauches.

Préparation DPAE et confirmation de déclaration

Le tableau distingue les renseignements manquants, le PDF disponible et le dernier PDF préparé. La déclaration se réalise hors de cet espace. Pour en conserver le suivi, cochez « Déclaration effectuée », indiquez sa date, éventuellement sa référence, puis confirmez avoir vérifié les renseignements actuels. Le téléchargement du PDF ne coche jamais cette déclaration.

Si l’identité, les termes du contrat ou les colos rattachées changent, le suivi signale la déclaration, la signature et le PDF concernés à revérifier. L’ancienne date reste conservée. Contrôlez la situation avant une nouvelle confirmation. Ce suivi ne transmet aucune déclaration et n’est pas un accusé de réception.

Publier un contrat et recueillir sa copie signée

Chaque préparation est privée par défaut. Cochez « Publier ce contrat et ses documents dans Mes contrats » pour la rendre accessible à son membre. Les notes internes et références de déclaration restent réservées aux administrateurs RH. La publication ne déclenche pas d’e-mail.

Déposez le contrat à signer, une copie signée, une fiche de paie ou un document de fin directement depuis le suivi. Vous pouvez aussi rattacher un document personnel déjà déposé, appartenant au même membre et de la catégorie appropriée. Un fichier ne peut être rattaché qu’à un contrat ; il suit ensuite les droits et la publication de ce contrat dans tout l’espace. Les nouvelles versions conservent les fichiers précédents.

Passez le contrat à « Envoyé » avec sa date. Le membre peut alors télécharger les documents et transmettre une copie signée depuis « Mes contrats ». Le dépôt est signalé aux administrateurs RH autorisés selon leurs préférences de notification ; il reste à vérifier. Après contrôle, choisissez « Signature vérifiée », renseignez la date et cochez la confirmation. Cette action valide aussi la dernière copie signée rattachée, s’il y en a une. Une réception sur papier peut être suivie sans fichier. Le site ne réalise pas de signature électronique.

Suivre la fin et conserver l’historique

Suivez séparément les documents de fin et la dernière fiche de paie : à préparer, prêts, remis ou non concernés. Une remise exige sa date ; le dépôt d’un fichier ne confirme pas sa remise. L’indicateur « Fin de contrat suivie » concerne ces deux étapes ; les autres colonnes restent à consulter.

Archiver ou annuler conserve le contrat, ses pièces et son historique. La publication au membre reste un choix distinct. Un contrat archivé ou annulé n’accepte plus de dépôt par le membre. Vous pouvez reprendre son suivi en le remettant à l’état actif.

Les formulaires protègent contre les modifications simultanées : si quelqu’un a changé le suivi ou ajouté un document depuis votre ouverture, rechargez la page. Les sauvegardes au format v9 incluent les suivis et les fichiers ; les archives v1 à v8 restent restaurables. Pour restaurer une archive contenant les embauches, utilisez ce paquet ou une version ultérieure.

La rubrique « Notifications » permet à chacun de régler ses propres e-mails : récapitulatif quotidien au premier passage après 9 h, heure de Paris par défaut, heure personnalisable de 6 h à 22 h, ou mode « Au fil de la journée » avec regroupement. Les e-mails de messages peuvent être désactivés. Ces préférences n’affectent ni les codes de connexion ni les invitations ni les relances de dossier relues manuellement.

• Nouveau message : le destinataire est prévenu ; pour le canal association, seuls les administrateurs disposant de la gestion globale reçoivent les messages des membres.
• Dépôt de pièce : les administrateurs ayant actuellement accès à cette pièce sont prévenus. Les pièces RH restent réservées aux droits RH. Un dépôt de plusieurs pages est regroupé et la personne qui effectue elle-même le dépôt n’est pas notifiée.
• Document à remplacer ou demande complémentaire : le membre actif concerné est prévenu. Le suivi d’honorabilité ne déclenche pas de demande de copie par e-mail.
• Annonce importante : cocher cette option lors de la publication prévient les comptes actifs des colos concernées, ou toute l’équipe pour une publication générale autorisée. L’auteur utilisant son compte équipe n’est pas prévenu de sa propre annonce.

Les droits, affectations et états des pièces ou messages sont revérifiés avant l’envoi. Un message déjà lu ou une pièce déjà traitée est écarté. Une conversation déjà signalée ne génère plus d’e-mail tant qu’elle reste non lue. Les e-mails sont génériques et renvoient vers l’espace protégé, sans nom d’interlocuteur, texte de conversation, contenu de dossier ou pièce jointe.

Le super administrateur dispose du suivi du service, de l’historique des cinquante derniers envois et d’un bouton « Traiter maintenant » limité à trois destinataires arrivés à échéance. L’historique global donne les destinataires, dates, nombres de nouveautés et résultats ; il ne permet pas de lire les conversations privées. Les autres comptes voient seulement leurs vingt-cinq derniers envois.

« Transmis à la messagerie » signifie que le serveur SMTP a accepté l’e-mail. « Envoi non confirmé » demande de vérifier le résultat : aucun réessai automatique n’est lancé. Une configuration manquante laisse les notifications en attente. Les envois interrompus sont marqués non confirmés au passage suivant. Le journal d’activité conserve seulement des identifiants et statuts.

Installer le traitement sur l’hébergement

Dans OVH, ouvrez votre hébergement puis « Cron ». La commande est www/equipe-notifications-worker.php si votre site est dans le dossier www ; adaptez ce dossier au chemin FTP réel. Saisissez ce chemin sans préfixe php ni adresse HTTPS. Choisissez toutes les heures, tous les jours et tous les mois, la même version PHP que le site, et activez la tâche. OVH choisit la minute d’exécution. Vérifiez aussi que le service est activé dans « Notifications ». Cette tâche est distincte de la sauvegarde quotidienne. Si elle est déjà programmée toutes les heures, conservez-la : la mise à jour de l’alerte ne demande aucune modification du cron.

Le traitement gère jusqu’à 25 destinataires par passage. Avec le mode « Au fil de la journée », les nouveautés sont regroupées puis envoyées au prochain passage horaire du service. Le regroupement initial de deux minutes et l’intervalle minimal de quinze minutes entre deux envois à la même personne restent appliqués. Une file importante peut prolonger l’attente. Le récapitulatif part au premier passage après l’heure choisie, au maximum une fois par jour. L’ouverture d’une page n’envoie aucun e-mail.

Vérifiez la date du dernier passage : l’alerte de retard apparaît après plus de 1 h 30 sans passage, soit une heure prévue et trente minutes de marge. Avant toute première exécution, un message indique que le premier passage est attendu. Le service en pause ne déclenche pas d’alerte de retard. Les erreurs connues de configuration ou d’envoi restent visibles sans attendre ce délai. « Mettre en pause » écarte l’attente et ignore les nouvelles activités. La reprise concerne les prochaines activités, sans rattrapage. Après une restauration, les anciennes notifications en attente sont écartées et le service reste en pause jusqu’à votre reprise explicite. Les préférences et l’historique sont sauvegardés.

Essayez avec vous, un responsable et deux animateurs affectés à des colos différentes. Vérifiez la réception des e-mails, le code de connexion, le dépôt et le remplacement d’une pièce, les droits sur les contrats et fiches de paie, les annonces, la messagerie et un téléchargement après restauration.

Effectuez également un essai sur téléphone et ordinateur. Testez également le forum avec deux colos distinctes : catégories visibles, réponse, fermeture et restauration d’une discussion. Les conversations privées de groupe, les plannings avancés, les sondages et la signature électronique pourront venir ensuite.

Administration → Signalements rassemble les demandes accessibles à votre compte. Le compteur du menu signale les échanges attendant une intervention. Filtrez par espace ou statut, ouvrez une demande puis répondez et choisissez Nouveau, En cours, Besoin de précisions ou Résolu. Une précision du demandeur reprend le suivi. Les retours non résolus restent visibles au changement d’exercice.

Le super administrateur a accès à tous les retours. Il peut déléguer le droit Traiter les signalements autorisés ; les retours privés exigent aussi les droits sur la colo et les informations sensibles de l’espace concerné. Les demandes sans colo exigent un périmètre global. Les retours de l’administration restent réservés au super administrateur.

Chacun peut utiliser Signaler un problème et retrouver ses propres demandes dans Mes signalements. La capture d’écran est facultative, téléchargée par un accès protégé. Les réponses sont consultables dans le site, sans nouvel e-mail automatique. Les demandes et captures sont incluses dans la sauvegarde chiffrée de la base depuis Sécurité et sauvegardes. La suppression définitive d’un signalement est réservée au super administrateur.

Pour effacer l’ensemble des essais, le compte propriétaire utilise l’action de l’administration générale dans Sécurité → Passer des essais à la production. Elle concerne tous les exercices : comptes équipe, documents, contrats, corbeilles et échanges, ainsi que les données familles et l’Agenda. Les comptes administrateurs et les galeries photos/vidéos publiques sont conservés. Une sauvegarde et une confirmation sont requises. Lire la notice complète.